Analista financeiro conta como startup cresceu rapidamente e precisou de uma conta que também tivesse múltiplos cartões e gestão de gastos
RAIO-X: BOSSABOX
- Setor: Software
- Tamanho: 10-50 funcionários
- Investimento: Rodada Seed, liderada pela Astella Investimentos (R$ 8MI)
- Stack financeiro: Omie e Conta Simples
A BossaBox chegou ao mercado com o objetivo de destravar o desenvolvimento de empresas por meio de freelancers profissionais. A startup é um marketplace gerenciado, que se sustentou sem capital de investidores por dois anos, até 2019, quando levantou a primeira rodada.
Em 2020, em meio à pandemia, o modelo de negócio foi altamente favorecido, pois a BossaBox já trabalhava com a oferta de times remotos, com profissionais do país inteiro. Assim, mais uma rodada foi levantada, com foco em injeção de capital nesse crescimento.
A partir dessa escalada, o departamento financeiro começou a enfrentar dificuldades com a gestão dos pagamentos recorrentes com cartão. “A gente não estava satisfeito com o banco que usava para isso. A conta só tinha um cartão, o extrato não facilitava a conciliação, e havia problemas em todas as interações de atendimento. Isso atrapalhava bastante nossas rotinas”, recorda Rodrigo Xandó, analista financeiro da startup.
Começou, então, a busca por uma conta que oferecesse cartão e aliviasse essas dificuldades. “A gestão de cartão acabou sendo um ponto que nos fez ir para a Conta Simples”, conta Xandó, que encontrou a fintech em pesquisas na Internet. “Quando conhecemos a plataforma de múltiplos cartões corporativos, entendemos que havia muito valor e que pouco sabíamos desse tipo de solução”, completa.
Gastos rastreáveis em cartões: liberdade para os times
Uma solução tão simples como a possibilidade de emitir cartões virtuais sempre que precisasse trouxe benefícios há muito esperados por Xandó. Quando viu que poderia gerar cartões quando precisasse, iniciou processos de verificação dos custos, como o acompanhamento de pagamento de ferramentas importantes para o negócio.
“A gente tinha dificuldade de visualizar os gastos. Com um só cartão, ficava difícil apontar quais gastos eram de cada área e fazer o direcionamento interno. O acompanhamento de orçamento foi o primeiro valor que vimos com a Conta Simples”. Rodrigo Xandó, analista financeiro da BossaBox
Com a Conta Simples, foi possível colocar em prática um dos valores mais importantes para o financeiro: liberdade para os gestores tomarem suas decisões financeiras dentro do limite definido para cada área. “A partir do momento que começamos a usar múltiplos cartões, pudemos dar liberdade controlada. Os gestores conseguem conferir o andamento dos gastos sem exigir relatório da área financeira”, acrescenta Xandó.
Adeus, gastos fantasmas! Visibilidade instantânea das despesas
A visibilidade dos gastos passou a ser feita de forma automática, pela plataforma, dando autonomia aos gestores. Além disso, Xandó percebeu a mudança nos extratos dos demonstrativos. “Quando a gente ia fazer conciliação bancária, era muito mais difícil e mais demorado do que com a Conta Simples. Exatamente pelo formato do arquivo e os lançamentos”, lembra.
Com uma plataforma que permite a gestão em tempo real dos gastos, a BossaBox dividiu 14 cartões por centros de custos. Os líderes de cada time têm acesso ao aplicativo e acompanham se estão acima ou abaixo do orçamento. “A gente tem uma subdivisão. Dentro das despesas dos centros de custos, há cartões para ferramentas específicas, que têm peso representativo na operação, são muito caras e importantes”, explica Xandó.
A nova gestão acabou com problemas que eram corriqueiros, como bloqueio de pagamento de serviços essenciais para o negócio. “Já tivemos problema com uma ferramenta que é cara e paga anualmente. Quando fomos fazer essa contratação, foi uma dor de cabeça gigante. O cartão não aceitava a transação pela questão de valor. Quando a gente entrava em contato com o suporte, era caótico. Quando viemos para a Conta Simples, foi super tranquilo”, destaca o analista financeiro.
Outro gargalo eram os temidos gastos fantasmas, como conta Xandó: “Isso acontecia bastante. Como era só um cartão, aparecia um gasto que não era simples de identificar. Cabia a nós ir atrás de todo mundo que tinha acesso ao cartão. Com a empresa crescendo, ficou mais difícil. Agora, é muito mais fácil saber quem colocou os dados lá e descobrir os gastos”.
Bem-vindo, limite com saldo em conta
O gerenciamento de gastos ganhou outra cara quando a BossaBox começou a usar a Conta Simples. Além de controlar o quanto gasta mensalmente, o departamento financeiro define o valor para ser usado em cada cartão. “Se sei que o cartão está em torno de R$50 mil, por exemplo, deixo esse saldo. É uma forma super simples de a gente ver se está no caminho do orçamento ou não. Acompanhar o saldo nos ajuda a ver como está a performance de gastos no mês”, relata.
“Se a gente não tivesse gestão de múltiplos cartões, a gente não ia conseguir dar liberdade para todo mundo. Tem que dar também accountability. O fato de os times verificarem os extratos de seus cartões dá liberdade, mas preserva a segurança. Eles estão olhando e não vão extrapolar o valor. Foi fundamental a possibilidade de distribuição de cartões”, conta Xandó, que também usa a Conta Simples para facilitar a conciliação bancária.
Ele extrai os arquivos em OFX e exporta para a Omie, onde faz a classificação das despesas e realiza o processo de conciliação, feito na empresa semanalmente.
