A falta de visibilidade sobre os gastos de uma empresa é um grande problema para a gestão financeira de qualquer negócio, principalmente quando as despesas surgem de todos os lados, sem identificação ou responsável.
Esses gastos podem acabar passando despercebidos pela fatura do cartão e, aos poucos, prejudicar o caixa da empresa e se transformar em um gasto fantasma.
Por isso, uma boa prática financeira é organizar as despesas em centros de custos para identificar a origem desses gastos.
Pensando em facilitar a vida do financeiro, a Conta Simples criou uma funcionalidade dentro de sua plataforma em que você consegue ter visibilidade completa e controle das despesas: os Centros de Custos.
Pronto para conferir mais informações sobre eles?
O que é centro de custo?
O centro de custo é uma ferramenta de gerenciamento de despesas que divide a estrutura empresarial em setores ou projetos, dependendo da natureza de suas atividades.
Em outras palavras, cada centro de custo detém uma parcela autônoma de responsabilidades, seja em termos operacionais ou financeiros, com todos eles juntos constituindo a entidade empresarial.
Além disso, o centro de custo oferece suporte valioso na análise, considerando perspectivas contábeis e gerenciais de forma distinta.
Por exemplo, no âmbito contábil, a separação pode ser efetuada entre a matriz e as filiais, ou conforme mencionado anteriormente, com base nos setores da empresa.
Por outro lado, em um contexto gerencial, além das abordagens anteriormente citadas, a segmentação pode se concentrar nos centros de custo relacionados aos produtos ou nas áreas de mercado da empresa.
Manter o controle financeiro fragmentado em centros de custo proporciona a capacidade de realizar análises mais detalhadas e aprofundadas de todas as partes do negócio.
Isso, por sua vez, facilita a tomada de decisões mais informadas e a consolidação de receitas e despesas por departamento.
Por que o centro de custo é tão crucial para o controle financeiro?
Realizar um planejamento financeiro eficaz com base em centros de custo torna a vida da sua empresa muito mais sustentável.
Isso significa que você tem um controle mais apurado sobre cada setor e pode entender claramente o que está acontecendo em cada um deles, tornando seus planos de ação ainda mais eficientes e focados.
Isso pode ter um impacto significativo na lucratividade geral da empresa, uma vez que todos os setores conhecem suas metas, objetivos e importância no contexto geral.
Cada setor pode operar de forma mais independente, como se fossem “miniempresas”, permitindo uma alocação mais eficaz de investimentos, de acordo com as necessidades reais de cada área e garantindo um controle de gastos mais preciso.
Em resumo, essa abordagem pode ter um grande impacto em sua empresa. As decisões podem ser tomadas com base nos resultados parciais de cada departamento.
Além disso, as estratégias e planos de ação podem ser desenvolvidos com base em dados sólidos e alinhados com as necessidades de cada setor.
Diferença entre centro de custo e centro de resultado
A ideia de centro de resultado é bastante semelhante ao de centro de custo. A principal diferença está no fato de que, na estrutura de centro de custo, os gestores de cada área são responsáveis por rastrear todos os gastos do departamento, ou seja, onde o dinheiro está sendo gasto.
No entanto, com a estrutura de centro de resultados, os gestores também são responsáveis pelo retorno financeiro da sua área, ou seja, quanto lucro e resultados financeiros positivos o departamento está gerando para a empresa.
Basicamente, o centro de resultado representa uma evolução em relação aos centros de custo. Atualmente, as empresas estão mais focadas em buscar resultados melhores de forma estratégica. Esse valor agregado é proporcionado pelo centro de resultado.
Quando combinados, o centro de custo e o centro de resultado desempenham um papel importante na gestão de custos, ajudando a identificar gastos excessivos e oportunidades de economia ou alocação mais eficiente dos recursos da empresa.
Benefícios da gestão por centro de custo
Fica evidente que controlar as finanças usando centros de custo traz muitas vantagens. Abaixo, destacamos os principais benefícios para as empresas que adotam essa prática.
1. Otimização da Produção
Ao aplicar a estrutura de centros de custo e departamentalização, fica mais simples tomar decisões e planejar com precisão para cada área da empresa.
Isso acontece porque se tem um conhecimento profundo de como cada setor funciona e de todas as suas atividades.
2. Compartilhamento de Responsabilidades
Cada departamento passa a ter suas próprias responsabilidades financeiras, preocupando-se com o desempenho de seu centro de custo. Isso beneficia tanto os resultados individuais de cada área quanto os lucros da empresa como um todo.
3. Análise de Resultados Aprimorada
Os números divididos por centros de custo oferecem uma visão mais clara e compreensível do desempenho, ao contrário da análise geral que não diferencia o que está funcionando bem ou mal na gestão.
Com informações separadas, torna-se mais fácil analisar e detalhar o desempenho de cada área.
4. Alcance de Metas Facilitado
Ao estabelecer metas e objetivos por departamento, respeitando o potencial de cada um, fica mais fácil atingir as metas da empresa como um todo.
Com a estratégia de centros de custo, as metas são adaptadas à realidade de cada área, evitando desmotivação dos funcionários e sobrecarga de trabalho nos departamentos com menor capacidade de entrega.
O que são os Centros de Custos da Conta Simples?
Os centros de custo são uma forma de agrupar os gastos de uma empresa. Ao dividir em setores ou departamentos, é possível identificar e localizar os gastos de uma forma mais rápida.
Dessa forma, fica mais fácil encontrar também gastos indevidos e até mesmo saber de onde eles vieram. Com uma visão geral do que cada área gasta, você consegue compreender em quais desses centros de custos é possível realizar cortes ou mesmo a transferência de recursos.
Por exemplo, você pode definir um centro de custos para o Marketing e saber tudo o que é gasto nesse departamento. Se preferir, é possível especificar ainda mais, criando categorias. Assim, essa mesma área de Marketing pode ser dividida em Conteúdo, Mídia Paga, Eventos e Viagens.
Vantagens do centro de custos da Conta Simples
A possibilidade de configurar Centros de Custos associados aos cartões da Conta Simples é mais uma funcionalidade que facilita o dia a dia dos times financeiros, simplificando o gerenciamento das despesas.
Com eles, você pode:
- ter visibilidade sobre os gastos de cada centro de custo;
- estabelecer um orçamento mais assertivo para cada frente;
- controlar o fluxo de caixa do negócio com total visibilidade;
- personalizar a gestão de despesas a partir da estrutura organizacional da empresa.
Como criar os Centros de Custos na Conta Simples?
Para criar os centros de custo dentro da plataforma da Conta Simples, é muito fácil. Veja o passo a passo a seguir:
- Acesse o Internet Banking da Conta Simples;
- Clique em Configurações, no menu lateral;
- Em seguida, clique em Centro de custo;
- Na tela, você verá os centros de custo que já existem. Para cadastrar um novo, clique em Novo Centro de Custo. Depois, é só definir uma categoria e um responsável.
Para finalizar, basta você vincular o centro de custo a um cartão. Você pode fazer isso por meio da aba Cartões Corporativos.
Confira o vídeo tutorial abaixo:
É importante lembrar que as categorias também são formas de trazer ainda mais organização para o controle dos gastos. Você pode ter uma visualização dos gastos ainda mais rápida com esse recurso.
Para criar uma categoria, é muito simples.
- Acesse o aplicativo ou o Internet Banking da Conta Simples e clique no menu Cartão;
- Selecione um cartão, vá em Dados do cartão, clique em Categoria e, em seguida, em adicionar;
- Escolha um nome para a categoria e também uma cor para identificá-la.
Depois que você criar a categoria, ela vai ficar disponível para ser usada em outros cartões. Se você precisar editar ou excluir alguma delas, é só clicar em editar e escolher a categoria que deseja alterar.
Exportando relatórios dos Centros de Custos
Para facilitar o trabalho de quem precisa acompanhar de perto tudo que acontece, a Conta Simples também tem em sua plataforma a possibilidade de exportar e manusear os dados de cada centro de custo, deixando mais prática a conciliação bancária.
Para isso, acesse o Internet Banking e, no menu lateral, clique em Cartões corporativos
Em seguida, clique no botão Exportar.
Pronto! Um documento em formato CSV foi gerado com os dados de todos os seus cartões.
Veja o vídeo tutorial a seguir.
Gostou da agilidade e da organização? Então, comece agora mesmo a colocar ordem no financeiro da sua empresa com a funcionalidade dos centros de custo da Conta Simples.
Se você ainda não é cliente, conheça outros benefícios da plataforma e resolva as dores do seu financeiro!
FAQ sobre centros de custos da Conta Simples
O centro de custo é uma ferramenta de gestão financeira usada para separar a empresa em setores ou projetos. Saiba mais.
O primeiro passo para criar um centro de custos é decidir como dividir o escopo da sua empresa. A forma mais simples de fazer isso é separar por departamentos, como Marketing, Vendas e Administrativo.
Na Conta Simples, você pode criar um centro de custo para as despesas dos cartões utilizando o Internet Banking da plataforma. Depois, é só clicar em Configurações, no menu lateral. Em seguida, vá em Centro de custo. Na tela seguinte, você verá os centros de custo que já existem. Para criar um novo, clique em Novo Centro de Custo. Depois, é só definir uma categoria e um responsável. Saiba mais.
Texto atualizado, publicado originalmente em 22 de fevereiro de 2022.
