Os gastos fantasmas assombram muitas empresas por aí, principalmente aquelas de crescimento rápido que podem acabar perdendo o próprio controle financeiro enquanto expandem.
Com o aumento do time, por exemplo, a troca de funcionários ou mesmo a mudança de função entre eles possibilita que algumas despesas sejam esquecidas, embora continuem cadastradas no cartão corporativo.
Abandonadas, são debitadas automaticamente, sem alguém responsável por elas. É o que pode acontecer com serviços ou ferramentas por assinatura contratados pelos vários departamentos ou centros de custo da empresa.
Dessa forma, se depender somente da comunicação interna, o responsável financeiro pelo negócio pode deixar passar gastos desnecessários, os chamados gastos fantasmas.
É aí que a Conta Simples pode atuar, ajudando o CFO ou gerente financeiro a organizar de forma mais eficiente a gestão financeira do negócio. Entenda como nos tópicos a seguir.
Proteja a empresa de gastos fantasmas com a Conta Simples
Mantenha o controle do fluxo de caixa
Por meio das ferramentas de gestão do nosso Internet Banking e app para dispositivos móveis, você pode simplificar o controle do fluxo de caixa da sua empresa.
Essas funcionalidades possibilitam a identificação fácil e rápida de entradas e saídas da conta, fornecendo registros detalhados. Os gastos podem, inclusive, ser classificados em categorias. Assim, fica mais difícil deixar qualquer despesa passar em branco e se tornar um gasto fantasma.
Separe os cartões corporativos
A Conta Simples permite a criação de múltiplos cartões corporativos que podem ser distribuídos pelos departamentos da empresa. O teto de gastos desses cartões pode ser controlado, facilitando a gestão das despesas entre os diferentes setores.
Dessa forma, cada departamento fica responsável pelos próprios gastos e entende quais serviços e assinaturas continuam sendo utilizados ou podem ser cancelados, evitando que se transformem em gastos fantasmas.
As despesas sem dono eram um problema para a gestão financeira da Exame, uma das maiores media techs da América Latina, até que a empresa passou a descentralizar os pagamentos com a Conta Simples.
“Fazer a segregação manual de uma única fatura é trabalhoso”, afirma Victor Gatti, Head of Finance na Exame. “Poder segregar para o fechamento financeiro facilita muito. Funciona melhor com a possibilidade de ter um cartão para área.”
Personalize a gestão financeira da empresa
Além de classificar os gastos da conta, você pode também personalizar sua experiência em nossa plataforma escolhendo sobre quais transações deseja receber notificações, facilitando a visibilidade dos gastos. Tanto o aplicativo quanto o Internet Banking oferecem esse recurso, essencial para acompanhar o fluxo de caixa da empresa e ter uma gestão em tempo real.
Já pensando na autonomia do time, é possível também cadastrar diferentes usuários caso a gestão financeira seja realizada por mais de uma pessoa.
Assim, você pode registrar, por exemplo, o CFO, os heads de departamentos, analistas financeiros, contadores ou outros usuários para que eles também possam executar algumas atividades no painel de controle.
Cada categoria de usuário tem permissões pré-definidas, possibilitando a personalização de cada perfil. Entenda quais são:
- usuário(a) de cartão: tem acesso apenas àqueles cartões corporativos atribuídos a ele;
- gestor(a) de cartão: executa qualquer função relacionada aos cartões, desde a criação de novos ao bloqueio dos já existentes;
- contador(a)/BPO financeiro: pode consultar e exportar extratos. Também é permitido que ele(a) faça pagamento de contas e transferências (TED), desde que o usuário principal aprove;
- responsável: consulta quaisquer informações da conta, podendo fazer operações financeiras por meio da plataforma da Conta Simples. Tem acesso ao gerenciamento de usuários, mas não pode criar novos.
Uma vez que vários usuários podem acessar o painel, respeitadas as permissões, as responsabilidades sobre as despesas não recaem somente sobre uma pessoa, dificultando a formação de gastos fantasmas e simplificando a gestão financeira.
Leia mais: E-book sobre gastos fantasmas
Tenha acesso a todas essas ferramentas com a Conta Simples.
