O controle eficiente das contas a pagar e receber é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Uma gestão financeira eficaz permite que você mantenha um fluxo de caixa saudável, evitando problemas de liquidez e melhorando o desempenho empresarial como um todo.
Neste artigo, vamos explorar estratégias essenciais para organizar seu fluxo de caixa, desde o acompanhamento das contas a pagar e receber até a implementação de medidas para otimizar os prazos de pagamento e recebimento.
Se você está em busca de maior controle financeiro e melhores resultados para sua empresa, continue lendo e descubra como gerenciar suas contas a pagar e receber de forma eficiente e estratégica!
O que são contas a pagar e receber?
Contas a pagar e receber são valores que determinam a saúde da empresa. O controle desses ativos e passivos feito pelo gestor financeiro permite a continuidade da produção e o planejamento do futuro do negócio.
Veja, a seguir, mais sobre esses recursos.
Contas a pagar
Contas a pagar representa aquele capital que sai mensalmente do seu caixa, de forma fixa ou variável. A empresa tem obrigação de quitar seus compromissos com fornecedores, colaboradores e com o Governo Federal, caso contrário está sujeita a sofrer juros, multas e outras sanções.
Alguns exemplos de contas a pagar são custos mensais com matéria-prima e manutenção da operação da empresa, dois pilares essenciais para a continuidade da produção.
Ou seja, é fundamental que o gestor faça um controle financeiro bem estruturado, com um planejamento apropriado que propicie o equilíbrio entre o que sai do caixa com o que entra. Assim, o fluxo de caixa fica balanceado e a produção não é afetada.
Contas a receber
Contas a receber são todos os valores que entram em caixa, que também são variáveis de acordo com as vendas de produtos ou serviços e captações de rodadas de investimento.
Também são exemplos de contas a receber as notas promissórias, vendas a prazo e títulos de crédito que tem a empresa como favorecida.
Para equilibrar o caixa e manter um crescimento saudável do negócio, é essencial que as contas a receber sejam maiores que os valores registrados em contas a pagar.
Como fazer o controle de contas a pagar e receber?
Apesar de ser um processo básico para qualquer empresa, o controle de contas a pagar e receber pode ocasionalmente acontecer de forma imprecisa. Parece simples, mas é necessário um monitoramento constante e muita organização.
É possível contar uma ferramenta para automatizar esse controle, e, junto a processos bem definidos, ocorre até mesmo a descoberta de novas oportunidades de melhoria. Isso tanto no aumento do faturamento quanto na redução dos custos e despesas.
Confira, a seguir, algumas dicas práticas para fazer uma boa gestão de contas a pagar e receber no seu negócio!
1. Registre todas as movimentações da empresa
Tudo precisa ser registrado, desde a compra de R$30 até a de R$500.000. Isso é o que torna um controle eficiente, a meticulosidade com que ele é realizado, registrando o que entra e o que sai do caixa independentemente do valor.
É assim que começa o compliance. Além disso, esse controle serve para obter outras informações, como controle de estoque, custos por setor, produtos ou serviços mais vendidos, fluxo de caixa e ciclo operacional.
Basicamente, toda a gestão financeira da empresa depende dessas informações. Para que esse controle seja de fato efetivo e confiável, é importante contar com duas características: automatização e integração.
Quanto mais processos manuais a sua estratégia tiver, mais suscetível a erros ela está. Ou seja, automatizar o controle, usar um sistema de gestão financeira para registrar as informações é essencial para centralizar dados e garantir que eles estão corretos.
2. Monte um plano de cobrança para clientes inadimplentes
Fazer o gerenciamento de contas a receber é um dos ofícios mais delicados da empresa. Isso porque o atraso do pagamento dos seus clientes impacta o cumprimento das obrigações do negócio junto aos fornecedores.
É necessário ter cautela para não constranger o cliente em débito e, ao mesmo tempo, oferecer opções para a quitação da dívida, isso aumenta as chances de recebimento. A empresa pode definir um processo como um fluxo padrão a ser seguido nessas situações.
3. Ofereça vantagens para o pagamento antecipado
Uma forma interessante de evitar a inadimplência é estimular o pagamento a vista. Para isso, você pode oferecer algumas vantagens para os clientes que estão dispostos a pagar antecipadamente pelo produto ou serviço comprado.
O estímulo ao pagamento antecipado com oferta de vantagens, além de minimizar a inadimplência, ajuda a manter uma boa imagem no mercado e fidelizar consumidores.
4. Faça o gerenciamento do estoque
O controle de estoque é essencial para que as mercadorias não fiquem muito tempo paradas e evite o vencimento ou danos pelo tempo. Além disso, essa prática favorece o controle de contas a pagar e receber, diminuindo as falhas.
Todas as compras devem ser registradas para facilitar o balanço e os gastos com armazenagem de produtos. Também é importante para o fluxo de caixa, para entender quanto foi gasto em mercadorias que ainda não foram vendidas.
5. Acompanhe o fluxo de caixa
Um instrumento financeiro essencial para administrar qualquer negócio é o fluxo de caixa. Apesar disso, muitos administradores não fazem essa gestão corretamente, ou por ter um intervalo de verificação longo demais, ou por nem verificar.
É um processo que, se feito manualmente, pode demandar muito tempo. Por isso, investir em sistemas de gestão que permitam a extração de relatórios e o acompanhamento de resultados é indicado.
6. Separe suas finanças em centros de custo
Outra forma eficiente de fazer o controle de contas a pagar e receber é dividindo-as em centros de custos. Eles podem ser setores, filiais, gestores ou o que for mais adequado à realidade da empresa.
Dessa forma, ao fazer um levantamento de gastos, é possível identificar se algum dos centros de custo está aumentando as despesas e assim definir estratégias para controlar isso.
7. Faça investimentos em tecnologia
Investir em tecnologias para aprimorar os processos de um negócio é uma ótima ideia para aumentar a produtividade e evitar erros. Além disso, com um fluxo de informações mais assertivo, a tomada de decisões também é impactada positivamente.
Continue a leitura sobre como usar a tecnologia a seu favor no planejamento financeiro empresarial!
Ferramentas digitais que podem auxiliar na gestão das contas a pagar e receber
Existem diversas ferramentas digitais disponíveis no mercado que podem auxiliar na gestão das contas a pagar e receber de uma empresa. Uma delas é a plataforma de gestão de despesas com cartão corporativo da Conta Simples, que permite organizar e controlar todas as movimentações financeiras de forma automatizada.
Com ela, é possível gerenciar o fluxo de caixa de todas as contas do cartão de crédito empresarial de maneira mais eficiente. Além disso, você consegue, com os múltiplos cartões corporativos, definir centros de custos e atribuir usuários para cara um deles, facilitando ainda mais a conciliação bancária.
E aqui não tem essa de juntar notinha por notinha: todos os comprovantes podem ser facilmente anexados na plataforma.
A gestão eficiente das contas a pagar e receber é um aspecto crucial para o sucesso de qualquer empreendimento. Ao acompanhar diariamente essas transações financeiras, você terá uma visão clara do seu fluxo de caixa, permitindo tomar decisões estratégicas embasadas em dados concretos.
Gostou dessas dicas sobre como organizar suas contas a pagar e receber? Conheça mais sobre a Conta Simples e como podemos libertar o potencial do seu negócio!
