Como identificar a diferença entre custo e despesa?

Custo e despesa são dois termos parecidos que parecem sinônimos, mas são bem diferentes. Entender a diferença entre eles é essencial para o gerenciamento do seu negócio. 

Conhecer a diferença entre custo e despesa ajuda a entender corretamente relatórios, ler indicadores importantes e acompanhar o fluxo de caixa. Então, continue a leitura para entender de uma vez por todas esses conceitos!

O que é custo?

Custo é a saída de caixa cujo objetivo é produzir bens ou serviços. É um gasto pensado conforme aquilo que precisa ser produzido, ou seja, a atividade-fim da empresa. 

Assim, há uma relação direta entre custo e produção. Por exemplo, para produzir um produto ou realizar um serviço, é preciso contratar funcionários, comprar matéria-prima e máquinas. Sem esses gastos, a produção ficaria comprometida. 

Essa é uma das diferenças entre custo e despesa: a relação direta com o produto ou serviço, sendo mais fácil de vincular ao preço final de venda. Alguns exemplos de custos são:

• compra de matéria-prima;
• contratação de funcionários;
• pagamento de salários;
• aquisição de ferramentas.

O que é despesa?

Despesa está relacionada à manutenção do funcionamento do negócio, administração e otimização de vendas. É um gasto usado para o funcionamento do empreendimento, toda estrutura que vai além da produção. 

O gestor financeiro deve analisar por meio dos indicadores quais as despesas são essenciais para manter e impulsionar o negócio. Mesmo elas não estando diretamente relacionadas com o produto final, como é o caso do custo, são essenciais para o desenvolvimento do projeto. 

Alguns exemplos de despesas são:

• marketing (eventos, mídia paga, publicidade);
• comissões e premiações;
• contas de água, energia, internet e outras;
• materiais de escritório.

Qual a diferença entre custo e despesa?

Os custos são gastos relacionados a bens e serviços necessários para a produção da atividade-fim da empresa. Já as despesas são referentes a manutenção e operacionalização do negócio. 

Os dois estão relacionados ao fluxo de caixa, mas a principal diferença entre custo e despesa é que o primeiro impacta diretamente no produto. Alterar os custos significa alterar a produção, enquanto o segundo é igualmente importante, mas não tem impacto direto na produção. 

O que é custo fixo e despesa fixa?

Custos e despesas fixos são aqueles gastos que não variam, ou seja, são iguais todos os meses, sem levar em consideração a quantidade de bens produzidos ou o desempenho das vendas. 

Ou seja, caso a empresa seja impactada por alguma crise ou sofra diminuição das vendas, os custos e despesas fixas não sofrerão variação. Exemplos de custos e despesas variáveis são salários de colaboradores e aluguel de escritório. 

O que é custo variável e despesa variável?

Custos e despesas variáveis mudam conforme a quantidade de produtos vendidos ou serviços prestados. Por exemplo, o valor pago de comissão aos colaboradores é um gasto variável. 

Outro exemplo de gasto variável são as campanhas de marketing, pois podem variar de acordo com o valor estipulado pelo gestor de tráfego para determinado objetivo. 

Como analisar custos e despesas de uma empresa?

É papel do gestor financeiro monitorar com frequência todos os processos internos da empresa. Isso precisa ser feito para encontrar oportunidades de melhorar a eficiência dos custos e despesas.

Comprar um maquinário mais atual, o consumo sustentável de recursos, aprimoramento do escritório e automatização de processos, tudo isso são maneiras de diminuir os gastos de uma operação. 

Ainda assim, mesmo antes de tomar alguma decisão de qual ação colocar em prática, é fundamental que o gestor crie estratégias e mecanismos de controle financeiro. Dessa forma, ele saberá qual a efetiva necessidade e o impacto de cada ação, planejando o corte de gastos desnecessários.

Por isso, toda organização precisa que seus processos sofram constante reavaliação. O controle financeiro deve estar em dia, e cabe ao gestor indicar ferramentas que facilitem a rotina da área das finanças. 

Hoje em dia a tecnologia tem ajudado muito nisso. Um exemplo de ferramenta eficiente é a Conta Simples, sistema de gestão de despesas com dashboards inteligentes, conciliação bancária facilitada, controle de despesas em tempo real e muito mais!

Com o auxílio desse tipo de plataforma, é possível manter a organização e produtividade em crescimento contínuo, o que torna a empresa mais competitiva dentro do mercado de atuação.

Por que devemos classificar os custos e despesas?

Agora que você já sabe a diferença entre custo e despesa, resta entender qual a importância de classificar esses dois gastos. A resposta é simples: apenas com o gerenciamento desses fatores bem feito é possível ter lucro. 

Ao elaborar um plano de orçamento, por exemplo, é necessário fazer projeções de receitas e de custos e despesas de todos os departamentos da empresa. Assim, é possível fazer a divisão correta dos valores para cada área e definir prioridades. Além disso, só assim dá para ter uma previsão da margem de lucro das operações. 

Somente com uma visão holística de todo o financeiro do negócio o gestor terá noção de como conduzir as operações para alcançar o melhor resultado possível dentro do cenário atual da empresa. 

Por consequência, se não houver uma classificação correta de custos e despesas, é impossível ter previsibilidade. Sem organização, ninguém saberá quais são os recursos necessários para que a empresa continue operando. 

Então, na hora da definição dos orçamentos por centros de custo, não será possível destinar corretamente o capital necessário para a manutenção da operação do negócio e para a produção do produto ou realização do serviço. 

O planejamento financeiro adequado diminui o caminho para alcançar o sucesso. É claro que erros podem aparecer e devem ser corrigidos caso apareçam, mas o ideal é evitar ao máximo que algo aconteça fora do que foi traçado. 

Você quer conhecer mais sobre a Conta Simples e como podemos te ajudar a aprimorar os processos do seu time financeiro? Fale com um de nossos consultores e saiba mais!

Perguntas frequentes sobre a Conta Simples