A gestão de viagens corporativas é uma das tarefas que consome mais tempo dos responsáveis pelo financeiro de qualquer empresa. Pode até parecer simples controlar os gastos feitos por colaboradores durante viagens a negócio, mas a realidade é bem mais complexa: é preciso cobrar as notas fiscais de cada um, conferir informações, registrar cada despesa, coletar dados de pagamento e, por fim, realizar o reembolso.
Mesmo as empresas com uma Política de Reembolso robusta e que já digitalizaram parte dessa tarefa com a ajuda de sistemas de prestação de contas ainda passam por situações desgastantes. Tem sempre aquele funcionário que perde ou danifica a notinha ou que incessantemente bate na porta do departamento cobrando seu dinheiro.
Continue a leitura para saber como libertar seu financeiro dessa gestão de viagens corporativas que só consome tempo da equipe. E o melhor: sem a necessidade de reembolsos.
Gestão de viagens corporativas descomplicada
A Conta Simples é um software de gestão de despesas que ajuda empresas a terem mais controle sobre as despesas corporativas, incluindo aquelas feitas por funcionários que precisam viajar a negócio para feiras, reuniões ou outros compromissos.
Entenda como nossas soluções podem levar mais controle e organização à sua gestão de viagens corporativas com autonomia para o time e economia de tempo para o financeiro.
Cartões físicos ou virtuais: use onde quiser
Na Conta Simples, sua empresa pode emitir quantos cartões SCALE quiser para distribuir aos colaboradores que estiverem viajando.
Com um cartão em mãos, o funcionário não precisa se preocupar em guardar notinhas após cada compra e depois enviar para o financeiro. Ele faz a compra usando o limite pré-definido pelo seu gestor ou pelo departamento (mais sobre isso no tópico a seguir).
É possível emitir cartões físicos, que o colaborador pode carregar com ele para onde for, ou virtuais para cadastrar em sites e aplicativos de transporte (Uber, 99, Buser etc.), delivery (Nana Delivery, iFood, Daki, Rappi e outros), hospedagem (Booking, Hoteis.com, Trivago) ou onde mais precisar.
Limite flexível: você define o orçamento
Dar autonomia para seu time viajar com tranquilidade não significa perder o controle sobre os gastos. Pelo contrário: o limite flexível dos cartões SCALE oferece uma camada maior de segurança segurança à sua gestão de viagens corporativas.
Antes de atribuir um cartão a alguém da equipe, o responsável pelo orçamento pode definir um teto de gastos para o cartão. Todas as transações são debitadas desse limite e o gestor tem total visibilidade sobre cada uma delas.
É possível, também, ativar notificações e analisar o extrato a qualquer momento via app ou Internet Banking.
Perfis de usuários: personalize a gestão de viagens corporativas
Crie perfis de usuários personalizados para o colaborador responsável pelo cartão e permita que ele visualize diretamente na plataforma o limite disponível e o extrato de suas compras. Tudo sem precisar recorrer ao financeiro.
Use essa funcionalidade da forma que fizer mais sentido para a sua empresa. Você pode, por exemplo, descentralizar de vez a gestão ao permitir que os gestores de cada área (Marketing, RH, Vendas etc.) criem cartões e estabeleçam seus orçamentos para distribuir aos liderados.
Cada cartão pode ser atribuído a um centro de custo (um dos departamentos, por exemplo) e o financeiro garante a visibilidade sobre a origem das despesas.
Mais autonomia para a sua equipe, mais tempo para o financeiro e você no controle da gestão de viagens corporativas. Abra sua conta agora e implemente a Conta Simples no dia a dia da sua empresa.
