Planilha de controle de gastos: porque é importante para sua empresa

Tem dúvida de como fazer a gestão financeira da sua empresa? Uma planilha de controle de...

Se você está à frente de um negócio, sabe o quanto é difícil se preocupar com orçamentos, fluxo de caixa, cobranças e pagamentos. Por isso, saber como fazer o controle de gastos em uma empresa é essencial para reduzir gastos e aumentar lucros. 

Só uma gestão financeira eficiente leva a esse resultado. Então, neste artigo, vamos apresentar os passos essenciais para fazer o controle financeiro da sua empresa e dar dicas valiosas, como uma planilha de controle de gastos. Boa leitura!

O que é controle de gastos?

O controle de gastos é uma das principais ferramentas de planejamento financeiro das empresas. Ele envolve a análise de custos e despesas realizadas ao longo de um período determinado para entender melhor a natureza e o objetivo de cada uma delas.  

A partir desse estudo, é possível identificar formas de reduzir gastos e até mesmo eliminá-los. Além disso, um controle de gastos eficiente ajuda a ter uma visão total do fluxo de caixa, entendendo como e quando acontecem as entradas e saídas de recursos.

Outra vantagem do controle de gastos é ter informações precisas sobre as finanças, que permite que o orçamento da empresa seja melhor estruturado. Ter conhecimento sobre o comportamento das despesas também é um benefício para o gestor financeiro na hora de tomar uma decisão para que ela seja mais assertiva. 

Na imagem, um homem está preenchendo uma planilha no notebook enquanto conversa com outro homem posicionado em frente a ele que está lendo um livro.

Como fazer o controle de gastos de uma empresa?

O processo de buscar eficiência no controle de gastos deve passar por dois aspectos, o método e a disciplina. 

É necessário seguir estratégias que tragam os resultados planejados sobre os gastos da empresa, que é estabelecer um método, e entender que diminuir esses gastos pode ser difícil, mas é necessário para a saúde financeira do negócio, que é ter disciplina.  

Agora, vamos ao passo a passo de como fazer controle de gastos em uma empresa!

1. Controle o fluxo de caixa

Para fazer o controle de gastos de uma empresa, o primeiro passo é entender o fluxo de caixa. Acompanhando e registrando diariamente as entradas e saídas do caixa, será possível montar um fluxo que demonstra o padrão das movimentações e permite acompanhar a saúde financeira da empresa. 

Por meio desses dados, é possível entender melhor as receitas e despesas para projetar cenários futuros. É importante saber que não basta conferir o saldo no fim do dia para saber se está positivo ou negativo, é preciso ir além na análise das finanças.

2. Classifique custos e receitas

Após entender melhor como entra e sai o dinheiro do caixa, é necessário classificar todos os custos e receitas da empresa. Para isso, existem duas categorias, os fixos e variáveis. 

Custos fixos são aqueles que não dependem do volume de vendas da empresa, ou seja, eles não variam. São alguns exemplos o aluguel do local de trabalho e a folha de pagamento.

Já os custos variáveis estão diretamente relacionados à produção, como compra de matéria-prima, comissão, impostos, entre outros. 

Ainda existem outras formas de classificar os custos, mas essas duas são as mais comuns e ajudam bastante na hora de mapear os gastos. 

Com os gastos organizados, você também deve pensar nos recebimentos, separando em categorias que façam sentido para o seu negócio, como receita com vendas e dividendos com investimentos ou pensando por prazo, como pagamentos à vista ou parcelados. 

3. Estabeleça um capital de giro

Toda empresa tem um ciclo financeiro que se inicia no pagamento aos fornecedores e segue até o recebimento das vendas. Entre eles, pode ser necessário um capital de giro para sustentar a operação.

Esse valor é definido pela multiplicação dos dias totais do ciclo financeiro pela média diária dos custos da empresa. Com esse cálculo em mãos, é possível manter a liquidez evitando o endividamento com o pagamento de juros. 

4. Separe as finanças da empresa das pessoais

Pode parecer óbvio, mas é sempre importante lembrar que entender como fazer controle de gastos de uma empresa passa por separar o que é pessoal e o que é do negócio

A “tentação” de usar o caixa da empresa para fins pessoais por condições melhores de financiamento existe e pode parecer inofensiva, mas tem consequências grandes. 

Como empreendedor, pense que as contas da empresa são sua prioridade. Com uma delimitação bem-feita, você também não corre o risco de ficar colocando dinheiro próprio sem controle no negócio, comprometendo o caixa pessoal.

5. Use múltiplos cartões para organizar seus centros de custo

Em muitas empresas é comum que todos os gastos essenciais e assinaturas sejam concentrados em um único cartão. Isso dificulta muito a identificação de cada linha da fatura e pode acabar afetando a saúde financeira da empresa conforme o time e as necessidades crescem.

Além disso, gastos fantasmas, engessamento das operações financeiras e muito tempo gasto na gestão das despesas também são dores de cabeça recorrentes de CFOs,  profissionais do financeiro e contadores.

Conheça as vantagens de usar múltiplos cartões corporativos!

Centros de custos separados e organizados

Os centros de custo da empresa têm as próprias necessidades. Portanto, precisam de liberdade para fazer a organização dos gastos. Usando um cartão com orçamento pré-definido, as equipes não precisarão acionar o financeiro sempre que precisarem fazer uma compra.

Criação de perfis de usuários

A personalização com a criação de perfis individuais de usuários também permite que a gestão de despesas seja descentralizada e aconteça de forma controlada. Além disso, o financeiro pode regular o teto de gastos de cada centro de custo, sabendo quanto cada um gasta e em quê.

Identificação de uso pela planilha de controle de gastos

Com múltiplos cartões corporativos fica ainda mais fácil fazer uma gestão de despesas que categorize todos os gastos. Essa prática aliada à distribuição de cartões pelos centros de custo é o segredo para o sucesso. No gerenciador de cartões, você tem uma visão holística de todos os usos do cartão corporativo. 

Controle de gastos fantasmas

Com a visão completa de todos os custos e despesas, a empresa sabe exatamente pelo que está pagando e evita a formação de gastos fantasmas. O financeiro economiza tempo e esforços tentando identificar cada linha das faturas e pode focar em outras áreas e atividades.

O parceiro ideal com planilha de controle de gastos gratuita

A solução desenvolvida pela Conta Simples foi pensada para transformar a rotina dos times financeiros, tornando-as mais eficientes, produtivas e eliminando a burocracia

Além de uma conta digital completa para empresas, a plataforma facilita o acesso a cartões corporativos para que gestores financeiros e empreendedores possam organizar as despesas com total visibilidade sem perder o controle. 

Dentre os principais benefícios da Conta Simples, podemos citar:

  • Visibilidade total do que acontece no caixa da empresa a partir de um sistema de gestão de despesas inteligente;
  • Descentralização das despesas com autonomia para que os colaboradores tomem as próprias decisões de compra;
  • Criação de perfis de usuários com permissões pré-definidas, deixando o acesso à plataforma com a cara do seu time;
  • Economia de tempo ao fazer pagamentos por meio da funcionalidade de transferências em lotes;
  • Liberdade para bloquear ou excluir cartões, gerando mais segurança em caso de perdas ou avarias;
  • Organização e eficiência com a anexação de comprovantes de pagamento, ajudando na conciliação bancária. 

Para nossos clientes, também disponibilizamos uma planilha de controle de gastos gratuita integrada à plataforma, que pode ser acessada tanto pelo Internet Banking quanto pelo aplicativo na palma da mão. 

Confira como funciona no vídeo abaixo:

Ficou interessado e quer saber mais sobre como a Conta Simples pode facilitar a rotina do financeiro? Fale com um de nossos consultores e tire suas dúvidas!

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