Notas fiscais perdidas, planilhas de reembolso que nunca fecham e uma falta de visibilidade sobre para onde o dinheiro realmente está indo são dores de cabeça comuns para gestores financeiros. Essa falta de controle não só consome um tempo precioso do time, mas também abre portas para gastos excessivos e dificulta a tomada de decisões estratégicas.
O cartão corporativo surge como a peça central para resolver esse quebra-cabeça. Ao implementar uma solução de cartão corporativo, como as oferecidas pela Conta Simples, você ganha controle sobre os gastos em tempo real, automatiza a prestação de contas e libera sua equipe para focar no que realmente importa: o crescimento do negócio.
O que é cartão corporativo?
Um cartão corporativo é uma ferramenta de pagamento emitida em nome da empresa e fornecida aos colaboradores para cobrir despesas relacionadas ao negócio. Diferente de um cartão de crédito pessoal, ele está vinculado diretamente à conta da empresa, eliminando a necessidade de o funcionário usar seu próprio dinheiro e depois solicitar um reembolso de despesas.
Quando integrado a uma plataforma como a Conta Simples, o cartão passa a ser um instrumento de gestão, permitindo acompanhar gastos em tempo real, aplicar políticas financeiras e gerar dados acionáveis para o time financeiro e para a liderança.
Quem pode utilizar e como funciona a aprovação?
Geralmente, os usuários são colaboradores que realizam gastos em nome da empresa, como equipes comerciais, líderes de projeto e diretores. O fluxo de aprovação é simples: o gestor financeiro ou o administrador da conta define quem terá acesso ao cartão, estabelece os limites de gastos conforme a política de cartão corporativo e emite os cartões (físicos ou virtuais) através da plataforma do fornecedor.
Benefícios do cartão corporativo para empresas
A adoção de um cartão corporativo integrado a uma plataforma de gestão gera impacto mensurável:
- Controle e visibilidade de gastos: Gestores acompanham gastos conforme eles acontecem, evitando surpresas no fechamento do mês e permitindo ajustes rápidos de orçamento.
- Otimização do tempo: A automação da prestação de contas reduz significativamente o tempo operacional do time financeiro. Estudos indicam reduções superiores a 50% em processos manuais.
- Redução de fraudes e despesas indevidas: Regras pré-configuradas, bloqueios instantâneos e cartões virtuais aumentam a segurança e o compliance.
- Simplificação da conciliação contábil: A integração com ERPs e sistemas contábeis facilita o fechamento financeiro e reduz erros manuais, um ponto crítico para PMEs em fase de escala.
Como funciona na prática: políticas, limites e aprovação
Para que o programa de cartão corporativo seja eficaz, ele precisa ser sustentado por regras claras e processos bem definidos. A governança é a chave para o sucesso.
Políticas de uso: regras, categorias permitidas e penalidades
Uma política de uso do cartão corporativo é fundamental. Este documento deve detalhar:
- O que é permitido: Exemplos incluem passagens aéreas, hospedagem, alimentação em viagens, assinaturas de software e marketing digital.
- O que não é permitido: Despesas pessoais, entretenimento fora do contexto de negócios, multas de trânsito.
- Processo de prestação de contas: Como e quando o colaborador deve anexar o comprovante e justificar a despesa.
- Consequências do mau uso: Defina as penalidades para o descumprimento das regras, que podem ir de uma advertência à suspensão do cartão.
Definição de limites por cartão e por usuário
Os limites de cartão corporativo devem ser personalizados. Um diretor que viaja internacionalmente precisa de um limite diferente de um analista que faz compras online pontuais. Uma boa prática é definir limites com base em:
- Cargo e função: Alinhe o poder de compra à responsabilidade do colaborador.
- Centro de custo: Aloque orçamentos específicos para cada departamento ou projeto.
- Tipo de despesa: Crie regras para gastos diários, mensais ou por transação.
Fluxos de aprovação e reembolso
O objetivo é minimizar o reembolso, mas ele ainda pode ser necessário em situações excepcionais. O fluxo ideal é digital: o colaborador realiza a compra, anexa o comprovante pelo aplicativo e a despesa entra para aprovação do gestor. Com a integração ERP, após a aprovação, a informação é enviada diretamente para o sistema contábil, tornando a conciliação de despesas um processo fluido e sem atritos.
Segurança, conformidade e governança de gastos
A gestão de despesas corporativas exige um olhar atento à segurança e ao compliance. Um bom programa de cartões oferece as ferramentas necessárias para uma governança robusta.
Prevenção de fraudes e monitoramento
Plataformas modernas oferecem recursos avançados para a prevenção de fraudes, como a criação de regras de uso (bloqueio por horário ou categoria de estabelecimento), alertas de transações suspeitas e a possibilidade de congelar um cartão instantaneamente pelo aplicativo. Revisões periódicas dos relatórios de despesas também ajudam a identificar padrões incomuns.
Conformidade com LGPD e proteção de dados
Ao lidar com dados de transações e informações de colaboradores, a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é indispensável. Escolha um fornecedor que garanta a segurança dos dados, com criptografia e políticas de privacidade claras, assegurando que as informações financeiras da sua empresa e de sua equipe estejam protegidas.
Auditoria de despesas e governança
A centralização das informações cria uma trilha de auditoria completa e transparente. Cada transação fica registrada com data, valor, fornecedor, usuário e justificativa. Isso simplifica auditorias internas e externas, garante o compliance de gastos e fortalece a governança de despesas da organização.
Como escolher o cartão corporativo ideal para a sua empresa
A escolha da solução certa é uma decisão estratégica. Analise os fornecedores não apenas pelo custo, mas pelo valor que eles agregam à sua operação.
Integração com ERP e sistemas contábeis
A integração com ERP é um dos maiores diferenciais. Ela automatiza o lançamento de despesas no sistema contábil, eliminando a digitação manual e reduzindo erros. Verifique se o fornecedor oferece integração nativa ou via API com o seu software de gestão.
Suporte, SLA e disponibilidade
Problemas acontecem. Um cartão pode ser bloqueado ou uma transação, negada. Nessas horas, um suporte rápido e eficiente é crucial para não impactar a operação. Avalie a qualidade do atendimento e o Service Level Agreement (SLA) oferecido.
Relatórios e dashboards: visibilidade em tempo real
Uma boa plataforma oferece dashboards que transformam dados brutos em inteligência de negócio. Busque por relatórios que permitam analisar gastos por categoria, departamento, projeto ou colaborador, fornecendo insights para otimizar o orçamento e melhorar a tomada de decisões.
Integração com ERP/contabilidade e automação de processos
A verdadeira revolução na gestão de despesas corporativas está na automação viabilizada pela tecnologia. A integração entre a plataforma de cartões e seu sistema de gestão é o motor dessa transformação.
Conciliação automática de despesas
Esqueça a conciliação manual. Com a integração, o processo funciona assim: o colaborador faz uma compra, tira uma foto do recibo pelo app e a transação, já categorizada, é enviada automaticamente para o ERP. O time financeiro apenas revisa e aprova, com um esforço drasticamente reduzido.
Integração com plataformas de ERP comuns no Brasil
Para garantir uma implementação sem atritos, verifique a compatibilidade da solução de cartão corporativo com os principais sistemas de gestão do mercado brasileiro, como Totvs, SAP, Oracle, entre outros. Uma integração fluida é sinal de uma solução madura e adaptada à realidade local.
Casos de uso comuns e melhores práticas
Para inspirar confiança e mostrar o valor prático, veja como o cartão corporativo simplifica rotinas comuns em PMEs.
Despesas de viagens, alimentação e hospedagem
Equipes podem usar o cartão para pagar hotéis, voos e refeições. A melhor prática é registrar cada despesa no aplicativo imediatamente após a compra, adicionando uma breve justificativa. Isso evita o acúmulo de recibos e agiliza a aprovação.
Compras de fornecedores, aluguel de equipamentos e serviços
Use o cartão para centralizar pagamentos a fornecedores ou para despesas pontuais, como o aluguel de um equipamento. Isso cria um registro único e facilita o rastreamento dos gastos de cada projeto ou departamento.
Assinaturas, serviços recorrentes e gestão de contratos
Crie cartões virtuais específicos para cada assinatura de software (SaaS) ou serviço online. Essa prática aumenta a segurança e simplifica a gestão: se precisar cancelar um serviço, basta cancelar o cartão virtual correspondente, sem afetar outras assinaturas.
Mais do que um cartão: uma parceria estratégica
Para líderes e gestores de PME, o cartão corporativo deixou de ser apenas um meio de pagamento. Ele se tornou uma ferramenta essencial para controle, previsibilidade e decisão financeira.
A Conta Simples vai além do cartão ao oferecer uma plataforma completa de gestão de despesas, com visibilidade em tempo real, controle por usuário e centro de custo, automação da prestação de contas e integração com contabilidade e ERP. Tudo em um único ambiente, com foco em governança e eficiência.
O resultado é menos esforço operacional, mais clareza sobre os gastos e uma base financeira sólida para escalar com controle.
Perguntas frequentes (FAQ) e mitos comuns
Ainda restam dúvidas? Vamos desmistificar alguns pontos sobre o cartão corporativo.
O cartão pode ser utilizado internacionalmente?
Sim, a maioria das soluções modernas de cartão corporativo oferece cobertura internacional. É fundamental verificar as taxas de câmbio e eventuais tarifas de uso no exterior diretamente com o seu provedor.
Quem pode emitir e como solicitar?
Geralmente, o administrador financeiro da empresa solicita os cartões através da plataforma do fornecedor. O processo é digital e permite definir os usuários, limites e regras de uso antes mesmo da emissão.
É possível definir limites e regras de uso?
Sim. A Conta Simples permite configurar limites por usuário, centro de custo ou projeto, além de regras por tipo de despesa, garantindo controle e governança.
Como é feita a prestação de contas?
A prestação de contas é automatizada por meio de um aplicativo, como o da Conta Simples, onde o colaborador anexa os comprovantes e justificativas para cada despesa. O gestor aprova digitalmente, e os dados são sincronizados com o sistema financeiro.
