Uma das principais dores de cabeça de quem trabalha gerindo as despesas da empresa é lidar com a organização dos gastos, tentando identificar o que significa cada linha das faturas. É comum ver o pessoal do financeiro armando uma verdadeira investigação para encontrar o responsável por cada compra.
Mas a vida de Sherlock Holmes da gestão de despesas já pode ser deixada para trás. Isso porque categorizar gastos no cartão se tornou uma funcionalidade essencial para profissionais do financeiro, e fica ainda melhor com a criação de múltiplos cartões corporativos.
O software de gestão de despesas da Conta Simples fornece todas as ferramentas necessárias para aliviar o trabalho braçal – e investigativo – do financeiro. Confira os benefícios do nosso produto neste artigo.
Por que criar múltiplos cartões corporativos?
É fácil perder o controle dos gastos quando toda a empresa concentra as compras em um só cartão. Essa prática acaba, muitas vezes, por levar o CEO ou outro C-level a usar a própria conta pessoal para as despesas do negócio, o que pode transformar a gestão dos gastos em um buraco negro de informações.
E por mais que o software do banco ou instituição financeira desse cartão permita ao financeiro categorizar gastos, outros problemas causados por essa prática podem afetar a saúde financeira e o dia a dia de trabalho, como:
- dados sensíveis do cartão podem ser comprometidos;
- aumento de chances do cartão ser bloqueado ou clonado;
- surgimento de gastos fantasmas;
- gargalo nas compras pela falta de outros cartões;
- limite de crédito insuficiente para as necessidades de toda a equipe.
Associados à conta digital, os cartões corporativos da Conta Simples podem ser emitidos em poucos cliques por meio da nossa plataforma. Além da possibilidade de gerar cartões físicos, a versão virtual oferece ainda mais facilidade ao responsável pela conta, podendo ser bloqueada ou excluída a qualquer momento.
Uma vez que a sua empresa tem em mãos a possibilidade de criar múltiplos cartões corporativos, eles podem ser distribuídos pelos centros de custo com orçamentos customizados pelo responsável pela conta e atrelados ao saldo em conta.
Começa aí o alívio do financeiro para gerir as despesas. Categorizar gastos fica ainda mais fácil quando eles já foram separados por departamentos e ninguém precisa ficar correndo atrás dos responsáveis por cada compra no cartão da empresa.
Categorizar gastos traz visibilidade e controle ao financeiro
E se a autonomia dos centros de custo com cartões corporativos já torna mais eficiente a gestão de despesas da empresa, a possibilidade de categorizar gastos traz ainda mais controle ao financeiro.
O gráfico de despesas do cartão pode ser acessado pelo responsável na plataforma da Conta Simples e apresenta um controle mensal das compras realizadas por categoria. Mas, uma vez que você pode criar um novo cartão em poucos cliques, por que não personalizar ainda mais a categorização dos gastos?
Autonomia das equipes e categorização dos gastos
Além de distribuir os cartões por departamentos, cada um deles pode receber mais de um cartão para organizar suas necessidades.
O pessoal do RH, por exemplo, pode ter um cartão corporativo específico para a assinatura das plataformas de engajamento de equipes, como a Feedz. Outro cartão pode ser utilizado somente para a compra de materiais para o dia a dia do escritório.
Já o time de marketing, além de distribuir cartões entre o núcleo de conteúdo e o de mídia paga, por exemplo, pode afunilar ainda mais essa distribuição definindo cartões diferentes para cada canal de mídia paga, como Facebook Ads ou Google Ads.
O que os clientes falam
Usar somente um cartão para as despesas foi a realidade da Vee Benefícios por um bom tempo, até conhecer a Conta Simples. Por assinar diversas plataformas – inclusive, internacionais – o CFO João Eduardo Bergamo percebeu que precisava de uma ferramenta de gestão de despesas.
Atualmente, a Vee já distribuiu cinco cartões da Conta Simples entre seus centros de custo. “A gente precisava melhorar a gestão e dar independência para as áreas de Marketing, Inovação, Tecnologia e Operações”, revela Bergamo. “A parte de gestão fica bem mais fácil, com limites que refletem o que se colocou de orçamento para ações, categorias ou departamentos.”
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Esse movimento de descentralização com os múltiplos cartões e a prática de categorizar gastos facilitam a rastreabilidade das despesas por parte do financeiro. Tudo isso sem que ele perca o controle do que está acontecendo, já que usuários selecionados podem acessar os registros de todos os cartões na plataforma.
É o que afirma outro cliente da conta Simples, a Exame. “Dar autonomia não significa que não estou olhando e controlando”, afirma Victor Gatti, Head of Finance da empresa. “Ganhamos em controle e autonomia. Meu time fica mais livre para fazer o que importa”, destaca.
Faça como a Vee Benefícios (agora Swile), a Exame e tantas outras empresas que otimizaram sua gestão de despesas com a Conta Simples.
