No mundo globalizado, administrar despesas de todas as naturezas faz parte do cotidiano das pessoas. No universo corporativo, essa realidade não é diferente, já que as empresas também acumulam despesas com a logística ou com a folha de pagamento dos funcionários, atividades cruciais para sua operação.
“Seja na pessoa física ou jurídica, uma gestão eficiente é aquela que elimina desperdícios e otimiza os recursos financeiros”, pontua Vivien Aucar, gerente de Investimentos e Educação Financeira da Unicred Central Conexão.
Ou seja, deu para perceber que independente do setor de atuação, fazer uma boa gestão do dinheiro que sai do caixa é imprescindível para a sustentabilidade de qualquer negócio. Um dos fatores que podem dificultar essa gestão são as dúvidas relacionadas ao que são despesas administrativas e o que são despesas operacionais, que possuem diferenças entre si, mas que podem confundir até os mais experientes.
Se essa falta de visão clara é uma realidade na companhia, a otimização dos gastos, fator importante para a lucratividade do negócio, pode estar sob risco.
Nesse contexto, preparamos um conteúdo simplificado, que vai ajudar a entender o que são despesas administrativas, seus tipos, como se diferenciam das despesas operacionais, como é possível analisá-las e como fazer a gestão de despesas na era digital.
Ficou curioso? Continue a leitura!
O que são despesas administrativas?
Para começar a entender do que se tratam essas despesas em sua profundidade, precisamos, primeiro, entender a definição básica dos conceitos de despesas administrativas e despesas operacionais. Neste tópico, daremos atenção ao primeiro grupo.
Despesas administrativas são aquelas que não estão diretamente relacionadas com a produção ou com o core business, ou seja, com a atividade principal da empresa.
Esses são os custos da parte administrativa, também conhecida como backoffice, ou retaguarda de operação, que, diferentemente da linha de frente da empresa, possui nenhum ou muito pouco contato com os clientes. São exemplos desses departamentos as áreas financeira, comercial, RH, TI, contabilidade, entre outras.
Portanto, as despesas administrativas, que englobam despesas fixas e variáveis, podem abranger custos diversos, como com material de manutenção, limpeza, materiais de escritório, contratação e demissão de funcionários, seguros e benefícios, e por aí vai.
Despesas fixas são as despesas administrativas que não variam de acordo com vendas e distribuição do produto da empresa. Por exemplo, o IPTU do escritório.
Despesas variáveis são aquelas em que a venda gera impactos diretos. Por exemplo, a comissão do time comercial.
O que são despesas operacionais?
Despesas operacionais são todos os gastos indispensáveis para o funcionamento de uma empresa, que costumam ser previstos e têm como objetivo final manter a continuidade do negócio.
É importante salientar que as despesas operacionais não estão vinculadas à produção da companhia, mas com tudo o que é necessário para mantê-la operando. Exemplos dessas despesas são: salário dos funcionários, gastos de aluguel, luz, água, internet, entre outras.
Despesas administrativas ou comerciais podem ser consideradas despesas operacionais e é, por isso, que as diferenças entre despesas administrativas e despesas operacionais podem se tornar tão nebulosas para algumas pessoas. Mas, saber diferenciá-las e analisá-las separadamente é muito importante, pois qualquer impacto nessas despesas irá afetar a saúde financeira da empresa, seja para o bem ou para o mal.
Por isso, no próximo tópico, vamos conhecer suas principais particularidades mais a fundo.
Qual a diferença entre despesas operacionais e despesas administrativas?
Sem entender os gastos que a empresa gera e suas origens, gestores e executivos não conseguem ter uma visão clara e real da saúde financeira da organização. É por isso que é fundamental para o setor financeiro se organizar e possuir um planejamento concreto para as despesas de todos os tipos, dividindo-as sempre em categorias.
“Para uma gestão de despesas eficaz, a empresa precisa estar atenta a esses custos, já que ela necessita acumular reservas de recursos para imprevistos. Nesse sentido, o hábito de investir deve estar contido no orçamento ou no fluxo de caixa como uma recorrência. Não é investir o que sobra, mas gastar o que sobra depois de investir. Por isso, é essencial conhecer bem para onde o seu capital está sendo destinado”, ressalta Vivien.
Para entender como diferenciá-las, primeiro, não podemos esquecer que despesas administrativas são, também, despesas operacionais. Afinal, essas despesas fazem parte dos custos fundamentais para que a empresa opere, mesmo que não interfira diretamente no funcionamento do negócio. Portanto, objetivamente, não existe diferença entre as despesas administrativas e operacionais. Mas, para trazer uma visão mais clara dessas despesas, até para que o financeiro da empresa consiga se organizar, vamos revisar suas principais particularidades abaixo:
- As despesas operacionais se relacionam ao funcionamento da operação de uma empresa, mas não diretamente à produção. Ou seja, se a empresa decidir aumentar a produção, dificilmente essas despesas sofrerão impactos na mesma proporção;
- Já as despesas administrativas são os gastos que, em momentos delicados como os de crise econômica, são passíveis de corte, sem impactar a produção da empresa. Em geral, essas despesas também são custos fixos, ou seja, mesmo que a empresa não produza nada, ele existirá. Isso significa que o negócio precisa necessariamente produzir um número X mínimo para cobrir esses gastos, a fim de não ficar no vermelho.
E, diante disso, como lidar com essas despesas e otimizar a gestão financeira? É o que vamos ver a seguir.
Gestão de despesas na era digital
O desafio do time financeiro é, então, a partir das especificidades de cada despesa, buscar reduzir os custos fixos e contribuir para a sustentabilidade do negócio. Por isso, as despesas administrativas são o grande objetivo de corte e eficiência dos gestores.
Ao diminuir o custo fixo de uma empresa, o custo total operacional do negócio cai e, consequentemente, ela terá mais liberdade para escolher o quanto produzir.
Na era digital, a utilização da tecnologia na gestão de despesas das organizações pode auxiliar na redução desses custos. Um exemplo disso é a utilização de papel no escritório, que não mais será tão necessária com a digitalização dos arquivos e documentos. Mas, isso não é tudo.
Segundo Vivien, a tecnologia pode ser muito positiva para os negócios, pois permite um controle maior da operação e uma automatização dos processos, que proporciona mais visibilidade ao empreendedor quanto à gestão financeira da sua empresa. “Assim como a pessoa física pode elaborar sua planilha de orçamento doméstico, a pessoa jurídica, por meio da tecnologia, pode ter um controle muito mais detalhado do seu fluxo de caixa, sua previsão de despesas futuras e de entradas de dinheiro”, comenta.
Além disso, a utilização de softwares de gestão, que ajudam no controle financeiro de toda a operação, independente do seu setor de atuação. “Por exemplo, eu sou dono de uma academia, mas existem softwares de gestão administrativa específicos para academias. Se eu sou dono de um supermercado, da mesma forma”, completa a especialista.
Em um primeiro momento, a adoção de sistemas de gestão ou ERPs, com o objetivo de automatizar a gestão e otimizar a análise de indicadores, pode parecer dispendiosa. Porém, no longo prazo, pode trazer benefícios inimagináveis para a gestão de despesas da empresa.
Sem falar que as tecnologias de espaço de trabalho digital oferecem algumas das maiores oportunidades de economia de custos para as empresas, de forma segura, já que os funcionários podem utilizar recursos a qualquer hora e em qualquer lugar, em tempo real, a partir de diversos aparelhos.
Então, o que você está esperando para tornar a operação da sua empresa mais eficiente e reduzir custos a partir da transformação digital do seu negócio? Você não está sozinho nessa jornada! A Conta Simples está à disposição para te ajudar a alcançar uma gestão financeira eficiente.
