O reembolso de despesas é uma prática adotada pela maioria das empresas que possuem a necessidade de manter contato com seus clientes ou até mesmo de colaboradores fazendo algum tipo de deslocamento. Assim, ter uma política de reembolso estruturada pode evitar bastante dor de cabeça.
Trata-se de um processo de grande importância, mas que muitos negócios negligenciam e acabam pecando, já que não estabelecem em um documento o registro e a orientação de como um colaborador deve proceder para ser ressarcido depois de efetuar gastos em prol do trabalho.
Esse agrupamento de regras também traz dois grandes benefícios: ele serve de guia para os gestores e ajuda na transparência para o uso do dinheiro da companhia.
A seguir, confira tudo o que você precisa saber sobre política de reembolso e como ela pode ser elaborada dentro de uma empresa.
A importância da política de reembolso
Se a empresa não tem uma política de reembolso estruturada, certamente, a gestão financeira corre sérios riscos. Isso acontece por causa de uma coisa simples: quando não fica claro para os funcionários quais despesas são e não são reembolsáveis, problemas como erros e fraudes, por exemplo, podem surgir e comprometer a saúde financeira do negócio.
Questões como excesso de gastos, processos trabalhistas, insatisfação dos colaboradores e dificuldade em manter uma rotina mais otimizada do próprio processo de reembolso também podem ser complicações encontradas pelos times financeiros quando não há uma política estabelecida e minam até outras áreas da empresa, como a jurídica e a de atração e retenção de talentos.
Política de reembolso e a anexação de comprovantes
Em uma boa política de reembolso, deve ser estabelecida a anexação de comprovantes. Seja o gasto com passagens aéreas, transporte privado, alimentação, hospedagem, eventos ou outros, para evitar fraudes e erros, o colaborador precisa guardar os comprovantes do que foi pago e deverá ser reembolsado pela empresa.
A grande questão é que essas notas fiscais geralmente são frágeis e, além de ocorrer a perda, são facilmente danificadas. Para isso, a anexação de comprovantes, solução da Conta Simples, é a alternativa perfeita.
A partir dela, cada transação feita por um funcionário ou setor poderá ser anexada como um arquivo comprovando esse gasto. Dessa forma, tudo fica arquivado em segurança e pode ser acompanhado em tempo real. Para saber mais sobre essa funcionalidade, assista o vídeo abaixo!
Realizando o acompanhamento digital, também fica mais simples de fazer a conciliação bancária, já que o extrato fica disponível para o administrador da conta e todos que tem a permissão para acessar o extrato geral.
Outra vantagem de usar a Conta Simples é facilitar ainda mais a vida do gestor financeiro e do colaborador que precisa fazer uma viagem, por exemplo, já que é possível gerar um cartão corporativo específico para essa demanda e adicionar quanto capital for necessário.
Como criar uma política de reembolso?
Pensando em ajudar as empresas da nova economia, a Conta Simples produziu um playbook com boas práticas para a elaboração de uma política de reembolso.
O material foi desenvolvido de uma forma bastante didática, com a definição em etapas para facilitar o processo.
O primeiro passo para desenvolver essa política tem como base três pilares muito relevantes dentro de uma empresa, (missão, visão e valores) e que ajudam a entender o que é importante para a empresa.
A partir daí, vários questionamentos podem surgir. E você pode acompanhar todos eles no playbook para não se perder.
Com esse esqueleto em mãos, vai ficar mais fácil pensar em tudo o que é importante. O próximo passo é só baixar o material!
