Todas as empresas precisam de um plano de contas. Ela serve para monitorar o seu financeiro, saber quais investimentos podem ser feitos, todas as transações realizadas, custos fixos, variáveis e principalmente a lucratividade.
Também conhecido como plano contábil, o plano de contas possibilita criar uma base padronizada, além de registrar e classificar as operações. Isso vai facilitar todos os processos contábeis, que ao gerar relatórios já terão mais clareza do que precisa ser feito.
O que é um plano de contas?
É uma ferramenta de controle da gestão financeira de uma empresa, com a finalidade de tornar os processos contábeis mais eficientes e com uma estrutura que facilite os registros e conferências das contas.
Ter um controle de custos detalhado é fundamental. Alguns exemplos do que deve ser incluído no seu plano de contas:
- Investimentos;
- Salários;
- Gastos com energia e água;
- Aluguéis (escritório e/ou equipamentos);
- Benefícios;
- Cartão de crédito; e
- Internet.
Assim, os gastos podem ser divididos, também, em despesas fixas ou variáveis. Ao separar desse jeito, você deixa bem alinhado do que se trata cada conta, os valores, data de vencimento e pode acrescentar as informações de acordo com a sua necessidade.
Como criar um plano de contas para a sua empresa
É importante contemplar todas as dicas a seguir, para aplicar o plano de contas no seu negócio, realize testes, crie modelos e coloque-os em ação. Confira!
Defina a estrutura do plano de contas
É preciso escolher quais contas serão monitoradas, definir categorias, subcategorias, além dos custos variáveis e fixos, pode acrescentar ativo, passivo, receitas, despesas, entre outras.
Também pode incluir contas bancárias, contas a receber, contas a pagar, despesas operacionais, receitas de vendas, investimentos e lucros.
Crie um manual de contas
Tenha um documento em formato de manual, para que o plano de contas possa ser cada vez mais aprimorado em todos os setores da empresa. Algo objetivo e com linguagem simples.
Revise e ajuste o plano de contas periodicamente
É importante sempre fazer conferências e ajustes no plano de contas, para que os valores sejam sempre atualizados. Vale criar um plano para cada mês e ano, assim não há confusões e permite que o monitoramento seja mais preciso.
Realize revisões periódicas no plano de contas, ajustando-o conforme as necessidades e evolução da empresa. Mantenha o plano de contas sempre atualizado e alinhado com a estratégia e os objetivos do negócio.
Faça relatórios
Dá para conferir quais meses tiveram mais entradas e saídas, quando precisar de corte de custos, é possível verificar quais áreas podem ter essa redução, como também pode verificar quais precisam de mais investimento.
Por meio disso, pode gerar relatórios mensais, semestrais e até anuais para ver a evolução financeira da empresa. Isso ajuda com a captação de novos investimentos, fornecedores e até parcerias.
Tenha uma conta PJ com multicartões
É importante que a conta bancária também seja organizada, já pensou em ter um cartão para cada gasto da sua empresa? Com os limites controlados para que nenhum setor ultrapasse o valor proposto.
Pode criar um plano de contas só para os cartões corporativos e a conta PJ, e ainda ter acesso a uma plataforma de gestão financeira que vai facilitar o preenchimento dos seus relatórios, auxiliar no monitoramento e ter mais definidas as entradas e saídas do caixa.
Organize as contas de acordo com a estrutura do plano de contas da empresa, agrupando as contas relacionadas e numerando-as de forma sequencial para facilitar a identificação e o registro das transações..
Leia também: Cartão de crédito PJ: Vale a pena ter um cartão empresarial?
Vantagens de ter um plano de contas:
- O plano de contas financeiras faz a organização e categorização das transações, deixando mais estruturado e fácil de entender.
- Permite a elaboração de relatórios financeiros mais precisos e detalhados, o que ajuda na tomada de decisões mais estratégicas;
- Ajuda a identificar possíveis erros ou fraudes nas transações financeiras, por meio da conciliação e verificação das contas;
- Facilita a auditoria financeira, uma vez que as contas estão organizadas de forma padronizada e hierarquizada;
- Permite o acompanhamento mais eficiente do desempenho financeiro da empresa ao longo do tempo, facilitando a identificação de tendências e oportunidades de melhorias.
Com um plano de contas bem estruturado e atualizado, sua empresa terá maior controle sobre suas finanças, facilitando a tomada de decisões e o planejamento financeiro. Não deixe de investir tempo e recursos na criação e manutenção do plano de contas, pois ele será um instrumento fundamental para o sucesso da sua empresa.
