Realizar uma gestão financeira eficiente, sobretudo nos dias atuais, pode ser um grande desafio para as empresas. Para os negócios que estão começando e que buscam levantar investimentos, essa tarefa pode ser ainda mais desafiadora. E é por isso que entender como controlar as despesas administrativas, conhecendo seu impacto para a saúde financeira da empresa, é fundamental.
Por sua própria natureza, as organizações normalmente são ambientes onde há uma grande circulação de recursos financeiros, seja para a contratação de pessoas ou para cobrir custos variados, como insumos de produção, conta de luz, transporte, entre outros. Sem ter conhecimento de como o dinheiro do negócio está sendo investido, o empreendedor ou gestor financeiro não consegue planejar ações estratégicas e reduzir custos, o que pode prejudicar o crescimento e escalabilidade da empresa.
Sabemos que esse tema, apesar de essencial para trazer clareza sobre a real situação do negócio, pode levantar diversas dúvidas. Mas, fique tranquilo: a gente te guia nessa jornada!
Neste artigo, explicaremos de forma didática o que são despesas administrativas, dando exemplos de como elas se diferenciam das empresas operacionais e aprofundando sobre os impactos que a má gestão dessas despesas podem trazer para o seu negócio. Acompanhe!
O que são despesas administrativas?
Despesas administrativas são os gastos realizados pela empresa que não possuem relação direta com a produção, ou seja, com o produto final que o negócio entrega ao cliente. Podemos citar como exemplo os custos com serviços de escritório, como com telefone, limpeza, segurança 24hrs, entre outros.
Segundo Natália Bertussi, coordenadora nacional de startups no Sebrae, as despesas administrativas, por serem gastos corriqueiros e que começam em pequeno valores, podem se tornar um calo na gestão financeira das empresas. “As despesas administrativas, muitas vezes, começam pequenas, a partir de uma junção de uma série de despesas, como contas de energia, internet, e etc. É aí onde mora o problema. As empresas assumem esses custos sem perceber o real impacto que diversas despesas pequenas podem gerar no negócio, ao final do mês”, comenta.
Como o próprio nome já diz, são gastos que ficam sob a responsabilidade da área administrativa da empresa, conhecida em muitos lugares como backoffice, que se diferencia da linha de frente, justamente por não possuir muito ou qualquer contato com os clientes.
E adivinhe só? A área financeira faz parte dessa estrutura de “retaguarda”, que dá suporte à operação do negócio, sem interferir diretamente no produto. Outros exemplos de departamentos e áreas da empresa que fazem parte do backoffice são: o comercial, o RH, a TI, a contabilidade, entre outros.
Essas despesas englobam custos de natureza fixa e variável. Para facilitar, vamos explicar do que se tratam esses dois campos:
- Despesas fixas: despesas administrativas que não mudam com a venda e distribuição do produto da empresa. Um exemplo disso é o valor do IPTU do escritório onde a empresa opera;
- Despesas variáveis: já aqui, a venda do produto final gera impactos diretos. Um exemplo disso é a comissão do time comercial ou o bônus dos funcionários por atingimento de metas.
Despesas administrativas X despesas operacionais?
Ter uma visão clara sobre os gastos da empresa e a origem desses custos é peça-chave para que os gestores consigam diagnosticar com segurança como está a saúde financeira da organização.
Por isso, é crucial saber como diferenciar despesas administrativas de despesas operacionais, a fim de compreender bem que tipos de gastos são gerados e, assim, traçar planos para otimizá-los.
Vamos conhecer as principais diferenças entre despesas administrativas (1) e despesas operacionais (2):
- Tratam-se de gastos relacionados ao suporte administrativo da empresa, os quais, sempre que houver a necessidade, a empresa pode reduzir ou, até mesmo, cortar de vez, sem que isso onere a produtividade da empresa. Esses custos podem ser fixos ou variáveis. No caso dos fixos, por exemplo, por não ter relação direta com a parte produtiva da empresa, mesmo que a empresa não tenha um mês com muitas entregas de produto, esses gastos continuarão existindo. Por isso, é muito importante ficar de olho neles e acompanhar de perto, para evitar que, em um mês improdutivo, sua empresa fique no vermelho;
- Já esses gastos estão intimamente ligados ao funcionamento de uma empresa, à sua operação, mas não possuem ligação direta com a produção ou com o produto final ofertado.
Para desfazer qualquer confusão que ainda possa ter ficado com as diferentes particularidades das despesas administrativas e operacionais, acompanha só o exemplo abaixo:
Suponhamos que a sua empresa venda sandálias. Para que esse produto final chegue até as lojas, são necessários insumos para a fabricação do produto, como borracha, tecido, couro, tinta e outros detalhes de acabamento.
Se a sua empresa deseja produzir mais sandálias, sem dúvida, isso irá gerar um investimento maior na compra desses insumos, podendo, ainda, impactar na contratação de mão de obra para atender à nova demanda.
Em contrapartida, mesmo que a empresa não queira aumentar sua produção e opere com a estrutura que já tinha, gastos com limpeza, segurança armada, por exemplo, ainda irão existir. Não importa se ela vai produzir 30 sandálias ou 60 sandálias, os custos com esses serviços serão os mesmos. Esses gastos são, portanto, classificados como despesas administrativas.
E, seguindo o raciocínio, a energia investida no funcionamento das máquinas é considerada um gasto operacional, pois está ligado ao funcionamento do negócio.
Vale ressaltar que, por se cruzarem, muitas vezes, as despesas administrativas irão se confundir com as despesas operacionais. Por isso, você não deve perder esse tema de vista, buscando compreender como esses custos afetam o seu negócio, realizando uma gestão cada vez mais eficiente.
Qual o impacto das despesas administrativas no meu negócio?
Empresas que buscam um desenvolvimento sustentável ou que estão organizando sua saúde financeira para conquistar a escalabilidade precisam conhecer bem suas despesas administrativas. Isso porque é por meio delas que o gestor financeiro ou o empreendedor conseguirão identificar custos que podem ser reduzidos, lidando com esses recursos de forma mais eficiente e adequada às metas do negócio. Sem isso, os impactos de uma má gestão de custos podem comprometer seu negócio irreversivelmente.
“Ter um controle dessas despesas é um importante fator para manter a saúde financeira da empresa e saber onde e como economizar, em casos de necessidade”, atesta Natália.
Assim, é possível concluir que as despesas administrativas são o grande objetivo de corte e eficiência de qualquer negócio, uma vez que com a redução do custo fixo, automaticamente, o custo total de operação da empresa também reduz. E o que isso tem a ver com escalabilidade?
Tudo! Para se tornar escalável, uma empresa precisa produzir mais, a fim de tornar o custo unitário do seu produto mais barato. Ou seja, quanto mais a empresa produz, mais competitiva ela se torna no mercado em que atua. “Para gerar escalabilidade, a empresa precisa ter uma boa organização financeira, pois quanto maior o crescimento, maiores serão os gastos”, lembra Bertussi.
Então, se o seu negócio possui um custo fixo elevado, você pode se beneficiar de uma alta produção, a fim de tornar esses custos mais compatíveis com os objetivos corporativos. Isso faz com que as empresas ganhem escala, tornando-se mais competitivas.
Com essas despesas fora de controle, a empresa corre sérios riscos de ir parar no vermelho sem perceber. Das duas uma: ou as empresas buscam cortar as despesas administrativas rotineiramente, ou elas vão precisar aumentar a produção para diluir esses custos, e começar a lucrar.
A dica que a especialista do Sebrae deixa é simples:
“Para se ter um controle financeiro, o negócio precisa dedicar tempo nesse assunto desde o início da sua operação. Isso traz confiança aos potenciais investidores, além de facilitar a gestão financeira, de acordo com o crescimento da empresa. Investir nessa organização no início garante uma grande economia de recursos e de tempo no futuro.”
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