Você, com certeza, já deve ter ouvido falar de algum empreendedor que, por conta da má administração da sua empresa, viu seu negócio sucumbir. É claro que são muitos os fatores que podem levar uma empresa a fechar as portas, e os mais comuns, geralmente, estão relacionados a uma gestão financeira ineficiente.
Dessa forma, desenvolver a gestão adequada do seu capital é imprescindível para que o negócio se torne sustentável e consiga prosperar. Acompanhar indicadores, como fluxo de caixa, pagamentos, perdas, etc, precisam fazer parte da rotina de qualquer organização que deseja crescer, sobretudo, na era digital.
Pensando em ajudar a organizar melhor a gestão financeira de uma empresa, o Simplifica preparou este guia completo com os principais conceitos sobre o tema, os benefícios, as melhores soluções e muito mais.
Aproveite a leitura!
Gestão financeira: conceitos básicos
Neste tópico, a ideia é aprofundar o debate sobre a definição de gestão financeira, sinais de uma má gestão (erros mais comuns), entre outros fatores que podem ajudar empreendedores e gerentes financeiros a identificar pontos de melhoria e tornar a operação de uma empresa muito mais sustentável.
O que é gestão financeira?
Gestão financeira é o compilado de toda e qualquer atividade realizada pela empresa, com o intuito de controlar, analisar, acompanhar e planejar suas finanças. É a partir dessa gestão que a empresa consegue estipular suas metas, prever cenários adversos, melhorar seus indicadores de resultado, fazer correções de rota e otimizar a utilização dos seus recursos financeiros.
A gestão financeira é, portanto, a grande responsável por garantir o funcionamento eficiente de toda e qualquer organização, independente do seu porte ou área de atuação, pois apenas com uma boa gestão de finanças é possível fortalecer a presença de mercado, realizar novos investimentos e expandir suas operações.
Sobretudo em tempos adversos, ser capaz de desenvolver uma gestão financeira eficaz e resiliente torna-se algo fundamental para a sobrevivência das empresas. Um exemplo disso foi o jogo de cintura que as empresas em todo o mundo tiveram que ter para enfrentar as limitações impostas pela pandemia.
Segundo uma pesquisa da PwC, as organizações que conseguiram se manter em uma boa situação em 2021 foram aquelas capazes de desempenhar o que se chama de “resiliência organizacional”. Não tenha dúvida: os times financeiros foram peças-chave nesse processo de adaptar os negócios para o modo de sobrevivência.
Dito isso, pare agora e reflita: será que a sua empresa realmente tem feito uma boa gestão financeira e está preparada para enfrentar os desafios da transformação digital?
Sinais de uma má gestão financeira: erros comuns
A gestão financeira deve estar no centro das operações de qualquer organização. Por isso, conhecer bem os erros mais comuns é muito importante para evitar que a empresa caia nessas armadilhas. Até mesmo porque, por mais simples que pareça, um erro pode botar todo um trabalho a perder se não for identificado a tempo, trazendo prejuízos irreparáveis para o negócio.
Dessa forma, entre os erros mais corriqueiros cometidos na hora de fazer a gestão financeira de uma empresa, estão:
Perder o controle sobre o estoque: se a empresa ou startup possui estoque, esse é um ponto que nunca deve ser perdido de vista. Sem o controle do que entra e do que sai, a empresa está sob grandes riscos de acumular gastos significativos e desnecessários. Um exemplo disso é receber um pedido que foi dado como disponível no site e não possuir o produto solicitado em estoque. Isso não deve acontecer. Afinal, esse tipo de erro prejudica as vendas e, consequentemente, os resultados da empresa;
Unir as finanças particulares e as da empresa: uma das regras básicas para uma boa gestão financeira é não misturar suas finanças pessoais com as do seu negócio. Uma boa forma de evitar perda de dinheiro e de controle sobre os gastos é estipular um pro-labore (que significa a remuneração do trabalho realizado por sócio, gerente ou profissional) a ser recebido ao final de todo mês;
Não acompanhar de perto o desempenho do seu negócio: na gestão financeira é fundamental manter uma rotina para acompanhar e analisar o desempenho da empresa. Só assim, é possível manter o negócio no eixo de crescimento. Uma forma eficaz de manter esse acompanhamento é por meio de um softwares ou sistemas de gestão integrada, como os ERPs, que facilitam a análise dos indicadores e auxiliam tomadas de decisão assertivas.
Leia mais: Tendências de ERPs para 2022
Agora que já entendemos os principais aspectos da gestão financeira e como evitar os erros mais comuns, vamos conhecer como se dá a gestão financeira na era digital e como torná-la realidade em uma empresa ou startup.
Empreendedores digitais: o que e quem são eles?
Empreendedores digitais são pessoas que desenvolvem um negócio que tenha sua origem e opere no ambiente digital, via internet. Eles, normalmente, iniciam um negócio a partir de um investimento inicial menor, não necessitando de estruturas físicas complexas e nem de uma equipe robusta para seu funcionamento.
Segundo especialistas, o empreendedorismo digital é uma das melhores formas de gerar renda extra e conquistar independência profissional e financeira na atualidade. Não é à toa que milhares de pessoas passaram a investir nesse modelo de negócio, sobretudo, com a pandemia, que limitou durante meses o trabalho presencial.
E isso é possível, porque a tecnologia e o acesso à internet têm ampliado, cada vez mais, os caminhos para empreender. Por se tratar de um ambiente flexível e que é compatível com basicamente qualquer nicho de mercado, o digital permite com mais facilidade que empreendedores tirem suas ideias do papel.
Trata-se de uma tendência no Brasil e no mundo, que deve permanecer em uma crescente nos próximos anos. Exemplos de gigantes que se consolidaram no ambiente digital são:
- Uber: a plataforma digital que mudou a forma como as pessoas se locomovem no mundo todo;
- QuintoAndar: empresa que impulsiona a digitalização no mercado imobiliário, sendo, hoje, a maior imobiliária digital do Brasil e um dos unicórnios nacionais. Com o uso da tecnologia, a empresa garante uma experiência segura e fácil com o cliente final, em todas as etapas do processo de aluguel e venda de imóveis;
- Fintechs: as fintechs – startups que trabalham para otimizar serviços do sistema financeiro – são ótimos exemplos da transformação digital nos negócios. Temos alguns exemplos de fintechs no Brasil, como a Conta Simples;
- Plataformas de e-commerce: o e-commerce é uma loja virtual e, provavelmente, o pai do empreendedorismo digital. Basicamente, funciona como uma loja física, mas todo o processo de compra e venda acontece online. Um bom exemplo de e-commerce é a loja Dafiti, especialista em moda;
- Marketplaces: os marketplaces são ambientes digitais que disponibilizam seu espaço para que vendedores e compradores de produtos possam negociar livremente. Eles funcionam como um shopping virtual, e um bom exemplo disso é a Amazon;
- Empresas de infoprodutos: trabalhar com infoprodutos também tem virado tendência no empreendedorismo digital. Infoprodutos nada mais são do que materiais educativos (e-books, infográficos, videoaulas) que são disponibilizados de maneira digital. Um exemplo são os cursos iPED.
Assim como essas empresas que citamos, existem muitas outras. Mas, é preciso estar atento: mesmo que se tratem de negócios que surgem a partir de um investimento menor, o empreendedorismo digital é uma atividade que deve ser iniciada a partir de um bom planejamento, para que o negócio se torne escalável, lucrativo e sustentável a longo prazo.
Por isso, compreender bem como a gestão financeira influencia na continuidade e no crescimento do negócio na era digital é fundamental.
Gestão financeira na era digital
Assim como todos os setores da economia têm se beneficiado do uso da tecnologia e da transformação digital, o setor financeiro também tem muito a ganhar com a chegada de soluções cada vez mais digitais, integradas e automatizadas, para lidar com as finanças de maneira mais inteligente e ágil.
Antes do advento das tecnologias digitais, todos os processos das empresas eram registrados e analisados de maneira analógica e manual, em pastas, papéis e outras formas de armazenamento de dados, que, não eram práticos e não faziam os setores da empresa conversarem entre si.
Com as ferramentas digitais, as empresas puderam, finalmente, eliminar essas metodologias e investir em soluções de armazenamento em nuvem, que permitem que todos os dados do negócio sejam acessados e administrados em tempo real por todos os setores da empresa, a qualquer hora e em qualquer lugar.
Para a gestão financeira, essa vantagem torna tudo mais simples e acessível. Com essas ferramentas, o gestor financeiro pode, por exemplo, programar, antecipar e negociar pagamentos. Além disso, ele consegue enviar notas fiscais por e-mail para quem realizou o pagamento em poucos cliques. Tudo isso não seria possível sem a transformação digital na gestão financeira.
Vale ressaltar que a transformação digital também modificou o perfil do colaborador da área financeira, que, antes, era aquele que sabia fazer contas, para aquele que sabe traçar metas, estratégias e desenvolver projetos. Ou seja: o profissional da área financeira pensa mais, enquanto a máquina calcula.
E como uma empresa realmente se beneficia da gestão financeira na era digital? Isso é o que vamos entender a seguir.
Como uma empresa se beneficia da gestão financeira na era digital?
A combinação da tecnologia às ferramentas de gestão financeira trazem inúmeros benefícios para uma organização. Se você ainda não entende bem o assunto, não se preocupe! Listamos algumas das principais vantagens da transformação digital na gestão de finanças de negócios.
Confira!
- Tomadas de decisão assertivas
Um dos principais benefícios da tecnologia para a gestão financeira da sua empresa é como ela auxilia no armazenamento, análise e processamento dos dados coletados, para a geração de insights importantes sobre os negócios, que vão auxiliar os gestores em suas tomadas de decisão sobre os rumos da organização.
A partir desses insights, a companhia pode se basear em fatos e dados para analisar o comportamento do usuário. Os algoritmos dos softwares de gestão financeira podem ser programados de acordo com a necessidade da empresa, para encontrar padrões ou tendências de comportamento dos consumidores.
- Trabalho mais estratégico
Como já falamos antes, as soluções digitais para a gestão financeira permitem que a equipe financeira foque mais em atividades menos operacionais e passe a olhar mais para ações estratégicas. Ou seja: com essas ferramentas, a força de trabalho do time é otimizada e pode focar mais na obtenção das metas e resultados corporativos.
- Mais rapidez e agilidade para as operações
Antes da tecnologia, os serviços financeiros eram vistos como bem mais burocráticos, demorados e com alto custo. Agora, a equipe financeira pode realizar suas operações em poucos cliques, tendo toda a base de dados disponível em plataformas cada vez mais intuitivas.
- Gestão financeira em tempo real
Hoje em dia, já existem sistemas de gestão empresarial que funcionam com um único banco de dados, permitindo que todos os setores da organização, incluindo a gestão financeira, compartilhem informações relevantes sobre os negócios, intensificando a comunicação e integração entre as áreas.
Por meio da gestão financeira em tempo real, é possível integrar as principais atividades, administrar recursos e extrair relatórios. Isso significa que a ferramenta de gestão financeira possibilita acompanhar as operações financeiras da empresa e seus impactos no negócio, à medida que as operações são desenvolvidas.
Isso é um salto gigantesco para uma empresa, que passa a ter um aumento significativo da sua eficiência operacional, já que tudo acontece de forma automatizada, disponibilizando sempre os dados atualizados, que contribuem para a otimização dos times tributários, fiscais e contábeis.
A gestão financeira em tempo real também dá para a empresa uma visão mais clara sobre a sua carga tributária, pois permite que o gestor financeiro acompanhe a evolução desses custos mês a mês, tornando as despesas mais previsíveis.
Vamos, agora, conhecer como algumas soluções digitais podem ajudar uma empresa a virar a chave da transformação digital na sua gestão financeira.
Soluções digitais para a gestão financeira
Como falamos anteriormente, uma forma eficaz de realizar a gestão financeira de uma empresa na era digital é por meio de um software ou sistema de gestão integrada, que facilita a análise dos indicadores e auxilia nas tomadas de decisão assertivas.
E qual o objetivo desse sistema?
A resposta é simples: ajudar o gestor financeiro a controlar os processos gerenciais financeiros em torno dos gastos corporativos de forma fácil e rápida.
Quando falamos de transformação digital na gestão financeira das empresas, contar com o auxílio dessas soluções digitais é fundamental, uma vez que elas dispõem de diversas funcionalidades que podem potencializar a rotina do controle de finanças do negócio. Entre essas funcionalidades, podemos citar:
- Facilidade na aprovação e solicitação de gastos;
- Dashboards e relatórios em tempo real com informações das transações;
- Análises de despesas;
- Mapeamento do perfil de consumo do cliente;
- Agendamento de pagamentos.
Ou seja, a empresa só tem a ganhar com a digitalização da gestão financeira, independentemente do porte e área de atuação. As organizações que optam pela utilização dessas plataformas de soluções digitais já conseguem observar, no curtíssimo prazo, melhorias de processo.
E tem mais: para as startups e empresas que vivem um processo de expansão, a adoção de uma plataforma de gestão de despesas é mais do que uma mão na roda, é estratégica. Até porque as startups precisam organizar a casa e montar um balanço que será apresentado para bancos e investidores em potencial, para que eles se sintam confiantes de investir seu capital na empresa. Já pensou nisso?
Para isso, os ERPs são a solução que tem auxiliado muitos gestores financeiros a organizar a empresa e a melhorar as rotinas de trabalho.
A escolha de um ERP depende de uma série de fatores. Os principais dizem respeito ao estágio em que a empresa se encontra e ao nível de dificuldade dos trabalhos desenvolvidos. Por isso, preparamos algumas dicas que podem ajudar a empresa na escolha do melhor sistema para gestão financeira. Vamos lá?
- O primeiro ponto a se considerar é a realidade da empresa (faturamento, equipe, senioridade da área e do time de T.I);
- Outro fator fundamental é o orçamento disponível para o gasto com o ERP;
- As possibilidades do mercado;
- O processo de implementação e o suporte oferecido pelas ferramentas.
O objetivo, afinal, é atender o negócio de uma maneira eficiente e que gere o menor esforço possível em relação à automação.
ERPs para micro e pequenas empresas
Em empresas que estão começando, não é necessário investimentos altos. Dessa forma, investir em plataformas com muitas funcionalidades e que sejam caras não deve ser uma opção. Para esse porte de empresas, a escolha do sistema deve priorizar solucionar as principais dores corporativas, bem como funcionalidades que sejam triviais para otimizar e potencializar a gestão.
Exemplos dessas funcionalidades são:
- Automatização de fluxos e atividades;
- Maior controle sobre a inadimplência;
- Controle sobre todos os processos e obrigações fiscais;
- Redução do risco de pagamento de multas por atrasos no recolhimento de impostos;
- Maior controle sobre fluxo de caixa e da saúde da gestão financeira da empresa.
Alguns ERPs que podem ser utilizados em micro e pequenas empresas são: o Omie, Contabilizei, Keruak e Conta Azul.
ERPs para médias e grandes empresas
Aqui, o foco passa a ser o fato de que os processos precisam ser escaláveis para facilitar a gestão como um todo, incluindo a gestão financeira.
Os sistemas utilizados nesse contexto precisam estar de acordo com o crescimento e expansão da empresa, por isso, as soluções mais indicadas estão atreladas à eficiência para quem está escalando e encarando uma realidade de mudanças rápidas.
As funcionalidades buscadas devem ser:
- Redução de falhas e erros operacionais;
- Melhoria do relacionamento com o cliente;
- Maior capacidade de previsibilidade de cenários financeiros a médio e longo prazo;
- Aumento da produtividade de colaboradores;
- Acompanhamento em tempo real da gestão financeira;
- Maior autonomia para as áreas, ao mesmo tempo em que o departamento financeiro mantém o controle das finanças.
ERPs que podem ser utilizados em médias e grandes empresas são: o SAP, o Oracle NetSuite, Totvs e Iugu.
Leia mais: Guia de ferramentas para times financeiros
A Conta Simples como solução
Em se tratando do controle de despesas, fator imprescindível para uma boa gestão financeira de negócios digitais de todos os portes, uma plataforma que vem ganhando destaque no mercado é a Conta Simples.
Por meio dela, é possível fazer pagamentos, enviar e receber transferências com segurança e conseguir acompanhar de perto os gastos da empresa, dando autonomia para o time financeiro, que não vai mais perder tempo com burocracia.
O que é a Conta Simples?
A Conta Simples é uma fintech que surgiu com a importante missão de simplificar a abertura de contas de empresas de todos os portes e oferecer acesso às ferramentas necessárias para impulsionar os negócios.
Em resumo: ela oferece uma conta digital para pessoa jurídica e uma solução de múltiplos cartões corporativos (físicos e virtuais), que otimizam a gestão de gastos.
Saiba mais sobre a Conta Simples
Algumas das principais funcionalidades da Conta Simples são:
- Conta corrente completa – internet banking e app;
- Múltiplos cartões corporativos (virtuais e físicos);
- Realização de pagamentos – inclusive em lote;
- Alçada de aprovação de pagamentos;
- Múltiplos perfis de acesso (gestor, usuários de cartão, contador/BPO);
- Realização e recebimento de transferência via TED e PIX.
Plataforma de gestão de despesas da Conta Simples
A plataforma forma, juntamente com a conta corrente digital e os cartões corporativos, uma solução integrada, que oferece autonomia aos times financeiros, sem perder de vista o controle e a visibilidade de cada processo em tempo real.
Dessa forma, é possível trabalhar de maneira mais estratégica e com insights poderosos que podem ajudar a impulsionar o crescimento de um negócio.
