A nota fiscal é obrigatória na maioria das operações e quem não faz a emissão do documento de forma certa pode ter problemas com a Receita Federal. A exigência também se aplica para o Microempreendedor Individual (MEI), para autônomos e pequenas empresas.
Por isso, se você não sabe como funciona a nota fiscal eletrônica, quais são os benefícios para seu negócio e como você pode passar a fazer a emissão pela internet, não se preocupe.
Neste guia vamos explicar os principais pontos sobre o assunto e, ao final, você saberá por onde começar. Continue com a gente!
O que é nota fiscal eletrônica?
O principal objetivo da nota fiscal eletrônica (NF-e) é documentar todos os movimentos de mercadoria ou de prestação de serviço no país. Sua validade é garantida por meio de uma assinatura digital do remetente.
O modelo eletrônico, NF-e, tem o intuito de modernizar o procedimento, reduzir custos e facilitar a fiscalização. Sendo assim, a nota fiscal eletrônica substitui os modelos manuais do tipo 1 e 1-A que são utilizadas, em geral, para registrar transações de mercadorias entre pessoas jurídicas. Além de substituir também a Nota Fiscal de Produtor modelo 4 em papel.
Além disso, a nota fiscal é o principal comprovante de compra para o consumidor. Ela sempre deve ser usada em casos de devolução de produtos, troca e até mesmo garantia. Já para a empresa, o documento também serve como prova caso o consumidor resolva entrar com algum processo na Justiça.
Vale citar que a nota fiscal também pode ser utilizada para regularização de doações, transportes e até empréstimo de bens.
Por fim, a emissão de nota fiscal permite a qualquer negócio, independente do seu tamanho, um maior controle das entradas e saídas de caixa. É possível consultar com mais facilidade os impostos pagos e os lucros. Sem contar que caso aconteça uma auditoria, o documento eletrônico torna a consulta muito mais fácil.
Principais modelos de nota fiscal
Existem quatro principais tipos de nota fiscal no Brasil, são eles:
1 – Nota fiscal de Produto (NF-e)
Esse modelo de nota fiscal é utilizado, como o nome já diz, em vendas de mercadorias que sofrem incidência do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
A versão digital é responsável por substituir as notas 1 e 1-A. Por isso, esse modelo é principalmente usado por e-commerces, por quem vende em marketplaces, como o Mercado Livre, ou mesmo em um estabelecimento físico.
2 – Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
A NFS-e é voltada para registrar a prestação de serviço, garantido que ele foi realizado pelo prestador. Ela substitui, principalmente, a antiga Declaração de Serviço, relacionada ao Imposto Sobre Serviço (ISS).
Sendo assim, a NFS-e é utilizada por diversos negócios como: instituições de ensino, empresas que oferecem softwares no modelo Software as a Service (SaaS) ou mesmo academias.
Vale ressaltar que mesmo que você venda um produto digital, como cursos que sejam 100% online, o tipo de nota fiscal emitido deve ser a NFS-e. Pois a NF-e só é utilizada para a comercialização de produtos físicos.
A Nota Fiscal de Serviço possui algumas características específicas, por exemplo:
- Definição do imposto varia de acordo com o município;
- Faturamento só pode ocorrer depois do serviço ter terminado;
- Apenas um serviço deve ser discriminado por nota;
- Por fim, o prazo de cancelamento é definido por cada Prefeitura, variando, normalmente, entre cinco a 30 dias depois da emissão.
3 – Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal ao Consumidor é um modelo que só pode ser emitido para pessoas físicas. Nele, também há incidência do ICMS e, devido sua finalidade, é principalmente usada no varejo.
A opção eletrônica da NFC substitui o modelo de nota fiscal de venda ao consumidor modelo 2 e o cupom fiscal. Ela tem a grande vantagem de poder ser impressa em uma impressora comum, dispensando, assim, a necessidade de comprar um equipamento específico, como o Emissor de Cupom Fiscal.
4 – Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Esse modelo de nota fiscal é utilizado para quem precisa fazer o transporte de carga. A versão digital substitui boa parte dos documentos exigidos como modelo 7, 8, 9, 10, 11 e 27.
Nota fiscal eletrônica x nota fiscal paulista
A nota fiscal paulista não é a mesma coisa que nota fiscal eletrônica. Já que a primeira trata-se de um programa de incentivo ao consumidor em vigor no Estado de São Paulo.
O programa gera créditos tanto para os compradores como para as empresas. Ele está disponível aos varejistas do Estado que fazem vendas ao consumidor final. Vale ainda ressaltar que a obrigatoriedade e cronograma de emissão da nota fiscal paulista e a nota fiscal eletrônica é diferente e independente.
Para entender melhor sobre o uso da nota fiscal paulista e saber como fazer o cadastro, você pode consultar o site da Secretaria da Fazenda.
Principais vantagens da nota fiscal eletrônica
Existem diferentes benefícios em adotar a emissão de nota fiscal eletrônica, tanto para o empreendedor, quanto para o governo e a sociedade em geral. Rapidamente, podemos citar a modernização do processo, a agilidade e a facilidade de armazenamento.
Pense no espaço e quantidade de pastas que as empresas precisavam disponibilizar para conseguir armazenar toda papelada com segurança. E, se houvesse a necessidade de fazer alguma consulta, era necessário tempo e paciência para encontrar a informação desejada.
Já com a digitalização, os documentos são armazenados em um sistema e podem ser consultados rapidamente, num prazo mínimo de 180 dias, basta alguns dados. Sendo que após esse prazo a consulta de uma NF-e poderá ser substituída pela prestação de informações parciais, como número, data de emissão, CNPJ do remetente e do destinatário entre outros.
Para o governo, esse processo permite que o controle fiscal seja feito em tempo real.
Então, entre as principais vantagens de adesão à nota fiscal eletrônica, podemos destacar:
Profissionalização do negócio
Emitir um documento fiscal torna suas vendas ou prestação de serviços muito mais profissionais e de acordo com a lei. Além de passar credibilidade aos clientes que sabem que você não pratica sonegação e está em dia com os impostos.
Ganho de tempo
Ter de fazer uma busca em seu velho arquivo-morto para consultar uma única nota fiscal toma tempo. Já com o sistema digital, você pode facilmente encontrar o documento pelo site da nota fiscal eletrônica.
Economia de recursos
Se você utiliza a nota fiscal eletrônica, isso significa que não precisa imprimir diversos documentos. Com isso, você economiza na compra de papel e com tinta de impressão.
Além de reduzir gastos, essa ação também colabora com a sustentabilidade do planeta.
Redução de erros
Utilizar um sistema para fazer a emissão permite reduzir possíveis erros na emissão de nota fiscal, por exemplo com escrituração.
Quem precisa emitir nota fiscal eletrônica
Bom, agora que você já sabe os principais benefícios de utilizar a nota fiscal eletrônica, chegou a hora de falarmos sobre sua obrigatoriedade e quem precisa fazer a emissão do documento.
E precisamos dizer que a maioria dos empreendedores que comercializam um produto ou prestam algum serviço são obrigados a emitir nota fiscal. São poucas pessoas que estão isentas por lei.
No começo a NF-e era exigida apenas para empresas que recolhiam o ICMS ou o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Porém, hoje ela passou a ser obrigatória também para os optantes pelo Simples Nacional. Mas, alguns estados ainda aceitam a nota fiscal em papel para determinados casos. Em caso de dúvida, o melhor é consultar o órgão responsável.
Para quem é Microempreendedor Individual (MEI), o governo também exige a emissão de nota fiscal sempre que for feita uma venda ou prestação de serviços para pessoas jurídicas. Já em casos em que o negócio é feito com pessoa física, a emissão fica a critério do consumidor.
Sendo assim, entre os negócios que precisam emitir nota fiscal, podemos citar:
- Microempresas;
- Optantes pelo Simples Nacional;
- MEIs;
- Empresa do Lucro Presumido e Lucro Real;
- Negócios que vendem produtos ou prestam serviços que não se encaixam nos exemplos acima.
Pelo site da Receita Federal destinado a NF-e ou pelo site da Secretaria da Fazenda da sua cidade, você pode consultar quem é obrigado a fazer a emissão de nota fiscal eletrônica. Se mesmo depois disso você ainda tiver dúvidas, o melhor é consultar um profissional e evitar qualquer problema futuro.
Cadastro para emitir nota fiscal
Para começar a emitir notas fiscais eletrônicas, o primeiro passo é fazer um credenciamento na SEFAZ que é a Secretaria da Fazenda do estado ou município em que seu CNPJ está registrado. Já para a nota de serviço, esse cadastro pode ser feito diretamente na Prefeitura da sua cidade.
O procedimento costuma ser rápido e o envio do cadastro possível pela internet. Mas, os dados exigidos varia de acordo com a sua região e tipo de negócio. Por isso, se tiver alguma dúvida durante o processo, o melhor é entrar em contato ou se dirigir ao órgão responsável. Se você tiver fácil acesso a um profissional contábil, ele também pode ajudar a esclarecer questões mais específicas.
Antes de começar a emitir as notas fiscais eletrônicas com validade jurídica, você pode aproveitar o ambiente de teste, ele é chamado de homologação. Assim, você pode entender como funciona o processo de emissão. Depois, quando já estiver confiante, é só trocar seu credenciamento para produção.
Vale dizer que quem é MEI e quer emitir notas fiscais avulsas e eletrônicas também precisa fazer o credenciamento junto à SEFAZ.
Como funciona a emissão de nota fiscal eletrônica
Para acessar o sistema de nota fiscal e começar a emitir, depois do credenciamento aprovado, você precisará contar com um certificado digital.
Pois é ele o responsável pela assinatura digital para autenticar as atividades fiscais do seu negócio e garantir que as notas tenham valor judicial. Você pode adquirir o certificado com uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Porém, quem é optante pelo Simples Nacional, incluindo os MEIs, não é obrigado a adquirir o certificado digital. Já que existe uma senha web disponível que permitirá acesso a emissão de notas no site da Prefeitura.
Com todos os passos anteriores concluídos, o processo é contar com um software capaz de fazer a emissão das notas. O Sebrae SP disponibiliza uma opção gratuita para download. Mas, se você preferir, também pode contratar opções pagas.
Elas oferecem funcionalidades diferenciadas e para negócios que precisam emitir um alto volume de notas, optar pela automação é uma boa forma de deixar o processo mais rápido e eficaz.
Emitir nota fiscal eletrônica é obrigação para a maioria das empresas que querem trabalhar dentro das exigências da lei. Por isso, independente se você tem uma startup, é autônomo ou MEI, se o seu negócio é de prestação de serviços ou comércio de mercadorias, você também precisa se adequar ao processo.
A nota fiscal eletrônica, NF-e, representa um grande avanço e modernização do procedimento brasileiro. Além disso, ela oferece muito mais comodidade para as empresas que já não precisam mais perder tempo digitando notas. Agora é possível utilizar o formato XML para importar os dados dos arquivos com facilidade.
