Cartão corporativo de viagem: Elimine o reembolso e automatize a gestão

O processo de reembolso de despesas de viagem corporativas representa um ponto de ineficiência relevante para gestores financeiros e líderes de PMEs. 

A dependência de controles manuais, aliada ao atraso na consolidação das informações, compromete a visibilidade dos gastos e dificulta a previsibilidade dos dados.

Quando a empresa só enxerga o custo real da viagem semanas depois, perde a capacidade de atuar de forma preventiva. O impacto não é apenas operacional: afeta o fluxo de caixa, a qualidade dos dados financeiros e a tomada de decisão estratégica.

Por que o modelo de reembolso de viagens está atrasando sua empresa?

O reembolso é um modelo concebido para um contexto de baixa automação e pouca integração de dados. Em empresas que buscam crescimento, ele se transforma em um gargalo financeiro e operacional.

Do ponto de vista da gestão, o fluxo tradicional apresenta fragilidades:

1. O colaborador gasta do próprio bolso: O funcionário precisa adiantar o dinheiro da empresa, seja usando seu cartão de crédito pessoal ou sacando recursos próprios. Isso pode gerar desconforto e até mesmo dificuldades financeiras para a equipe, que atua como uma espécie de “banco” temporário para a companhia.
2. A caça aos comprovantes: Durante a viagem, a preocupação do colaborador se divide entre seus objetivos profissionais e a necessidade de guardar cada nota fiscal e recibo. Um simples café pode se tornar uma preocupação administrativa, e a perda de um comprovante de táxi pode significar um prejuízo pessoal.
3. A maratona da prestação de contas: Ao retornar, o profissional precisa dedicar horas preenchendo planilhas, detalhando cada gasto e anexando os comprovantes físicos. É um trabalho manual, repetitivo e que desvia o foco de atividades que agregam valor.
4. O gargalo no financeiro: A equipe financeira recebe a solicitação e inicia um processo de conferência manual. Cada linha da planilha é comparada com um comprovante. Há dúvidas sobre a legitimidade de um gasto? A política foi seguida?
5. O pagamento tardio: Após a aprovação, o reembolso é agendado e, em muitos casos, pago 30 dias ou mais depois do gasto. 

Esse modelo gera impactos diretos na gestão:

• Falta de visibilidade em tempo real sobre os gastos;
• Baixa previsibilidade de caixa;
• Maior risco de erros, inconsistências e desvios de política;
• Custo administrativo elevado, ainda que pouco.

Como o cartão corporativo simplifica a gestão de despesas de viagem

A adoção de um cartão corporativo representa uma mudança estrutural na forma como a empresa controla despesas. Em vez de auditar gastos após a viagem, a organização passa a definir regras, limites e responsabilidades antes da despesa acontecer.

A Conta Simples se posiciona como parceira estratégica nesse processo, oferecendo uma plataforma que integra pagamento, controle orçamentário e organização financeira, com foco em eficiência e previsibilidade.

Emissão de cartões por colaborador ou centro de custo

A segmentação correta dos gastos é essencial para decisões financeiras mais precisas. Com cartões corporativos, a empresa ganha flexibilidade para estruturar despesas de acordo com sua lógica de gestão.

Cartões por colaborador:
Permitem rastreabilidade individual, facilitam a análise de padrões de gasto e aumentam a responsabilização financeira, sem burocracia adicional.

Cartões por centro de custo:
Viabilizam a análise de projetos, eventos ou iniciativas específicas, conectando diretamente o investimento ao resultado gerado.

Esse nível de organização melhora o controle orçamentário e fornece dados claros para priorização de recursos.

Gestão de limites

A definição prévia de limites é um dos principais ganhos para líderes financeiros. Ao trabalhar com cartões pré-pagos, o orçamento da viagem é estabelecido antes do deslocamento.

Os benefícios são diretos:

• Previsibilidade financeira, com valores já provisionados;
• Redução de gastos fora da política;
• Agilidade para ajustes em tempo real, quando necessário;

A política de viagens deixa de ser apenas orientativa e passa a ser aplicada automaticamente pelo sistema.

Anexação direta de notas fiscais e recibos

A digitalização do comprovante no momento da despesa elimina um dos maiores pontos de atrito do processo de reembolso.

Com o cartão corporativo da Conta Simples, o fluxo ocorre de forma simples e integrada:

• A despesa é realizada com o cartão;
• O colaborador recebe a notificação no aplicativo;
• A nota fiscal é anexada imediatamente à transação.

Para o financeiro, isso significa conciliação automática, dados organizados e menos dependência de conferências manuais.

Como contabilizar despesas de viagem corporativa de forma automática

A automação da gestão de despesas só gera valor real quando os dados chegam estruturados à contabilidade. A categorização correta permite análises mais profundas e decisões baseadas em dados confiáveis.

A Conta Simples organiza as despesas por categoria, colaborador e centro de custo, permitindo a geração de relatórios prontos para análise e integração com sistemas contábeis, reduzindo erros e tempo operacional.

Criando uma política de viagem corporativa eficaz

Um produto como o cartão corporativo atinge seu potencial máximo quando amparado por uma política de viagens clara e bem estruturada. E por isso, aqui estão os elementos essenciais para uma política de viagem corporativa eficaz, pensada para ser automatizada:

• Defina categorias de despesas permitidas: Especifique claramente o que a empresa cobre. Exemplos: passagens aéreas em classe econômica, hospedagem em hotéis de categoria padrão, custos com alimentação (com ou sem teto diário), transporte por aplicativo ou táxi.
• Estabeleça limites por nível hierárquico: É natural que as necessidades e os limites de gastos variem conforme o cargo. Um diretor em uma viagem de prospecção estratégica pode ter um orçamento diferente de um técnico em uma visita de manutenção. Defina esses valores de forma clara para evitar ambiguidades.
• Ajuste os limites por destino: O custo de vida em uma capital é diferente do de uma cidade do interior. Sua política pode prever diárias ou limites de gastos distintos para diferentes localidades, tornando o orçamento mais realista e justo.
• Determine o processo de aprovação: Defina quem aprova a viagem e a liberação do orçamento no cartão. Com uma plataforma de gestão, esse fluxo pode ser digitalizado, com solicitações e aprovações feitas diretamente no sistema.
• Formalize o uso da ferramenta: Instrua a equipe sobre a obrigatoriedade do uso do cartão corporativo para todas as despesas e sobre o processo de anexação de notas fiscais via aplicativo.

Com o cartão corporativo, essa política deixa de ser um documento estático e se torna um conjunto de regras vivas, aplicadas em tempo real pela plataforma. O controle de limites garante que o orçamento seja respeitado, e a exigência de anexação de notas assegura a conformidade. O resultado é um processo de gestão de viagens corporativas que funciona com autonomia, transparência e, principalmente, sem sobrecarregar sua equipe.

Como a Conta Simples apoia a gestão de despesas de viagem

A Conta Simples oferece uma solução estruturada para a gestão de despesas de viagem por meio do Viaja Simples, que substitui o reembolso por cartões corporativos com controle de limites, centralização de gastos e organização automática de comprovantes. A abordagem aumenta a previsibilidade financeira, reduz o esforço operacional e gera dados consistentes para decisões mais estratégicas.

Conheça o Viaja Simples e entenda como simplificar a gestão de viagens com mais controle financeiro.