Múltiplos cartões corporativos facilitam a vida do financeiro de uma empresa, eliminando gargalos e descentralizando a gestão de despesas.
Em muitos negócios, é comum que a equipe compartilhe um único cartão para assinaturas de serviços e outros gastos essenciais do dia a dia de trabalho. Essa prática dificulta a identificação de cada linha da fatura e pode acabar afetando a saúde financeira da empresa conforme o time e as necessidades crescem.
Além disso, gastos fantasmas, engessamento das operações financeiras e muito tempo gasto na gestão das despesas também são dores de cabeça recorrentes de CFOs, profissionais do financeiro e contadores.
Entenda, nos tópicos a seguir, por que criar e distribuir múltiplos cartões corporativos pode descomplicar tudo isso.
Autonomia para as equipes com cartões corporativos
Cada centro de custo da empresa tem suas próprias necessidades e, por isso, precisa de liberdade para organizar suas despesas. Com um cartão próprio com orçamento pré-definido, as equipes não vão precisar mais correr atrás do financeiro para conseguir fazer compras.
É o caso do time de marketing que lida com mídias pagas, por exemplo. Os múltiplos cartões corporativos oferecem ao núcleo a possibilidade de centralizar as receitas de anúncios em um só cartão. E por que não um cartão para Google e outro para Facebook?
As possibilidades são inúmeras. Tudo depende do que cada centro de custo ou departamento precisa – e quem melhor do que eles para tomar essa decisão?
Além de fornecer autonomia aos times, essa descentralização da gestão de gastos também alivia o trabalho do CFO, contador ou responsável por gerir as receitas.
Descentralização da gestão de gastos
Descentralizar a responsabilidade pelas despesas não significa perder o controle financeiro do negócio. Pelo contrário: os múltiplos cartões corporativos oferecem ao CFO, profissionais das finanças e contador maior domínio sobre os gastos da empresa.
Foi o que aconteceu na Cuidas, plataforma de Atenção Primária à Saúde (APS) voltada ao mercado B2B. Com o crescimento do time e das demandas, o responsável financeiro pela startup, Pedro Oliveira, recebia inúmeras faturas com várias linhas sem identificação clara.
Leia mais: Como adotar cartões corporativos em uma startup?
E-book com guia de boas práticas de uso do cartão corporativo
Desde que aderiu aos cartões corporativos da Conta Simples, ele já distribuiu mais de 30 deles à equipe – a maioria, virtuais -, o que facilitou a rastreabilidade das despesas. “A gente não está no escritório hoje, mas, quando voltar, vai ser legal emitir cartão físico para as pessoas que vão estar na rua, fazendo compras pela empresa ou mesmo para o time de vendas, quando houver reuniões externas”, completa Pedro.
Essa prática funciona porque ele pode controlar, por meio da plataforma digital, os usuários responsáveis por cada cartão.
Personalização dos cartões corporativos
No caso da Conta Simples, a funcionalidade de criação de cartões corporativos permite, ainda, que o responsável pela conta cadastre novos usuários e conceda a eles permissões específicas.
Dessa forma, fica fácil regular quem é o responsável por cada cartão ou como ele pode operar na plataforma. As categorias de usuários disponíveis aos clientes da Conta Simples são:
- usuário(a) de cartão: tem acesso apenas àqueles cartões corporativos atribuídos a ele;
- gestor(a) de cartão: executa qualquer função relacionada aos cartões, desde a criação de novos ao bloqueio dos já existentes;
- contador(a)/BPO financeiro: pode consultar e exportar extratos. Também é permitido que ele(a) faça pagamento de contas e transferências (TED), desde que o usuário principal aprove;
- responsável: consulta quaisquer informações da conta, podendo fazer operações financeiras por meio da plataforma da Conta Simples. Tem acesso ao gerenciamento de usuários, mas não pode criar novos.
Essa personalização dos usuários permite que a descentralização da gestão de despesas ocorra de forma controlada. Além disso, o financeiro pode regular o teto de gastos de cada centro de custo, sabendo quanto cada um gasta e em quê.
Identificação de gastos instantânea
Qualquer profissional que opere a gestão dos gastos de um negócio – principalmente de empresas da nova economia – sabe que o cartão corporativo pode se transformar em um buraco negro, absorvendo compras não identificadas que surgem de todos os lados.
É por isso que criar múltiplos cartões corporativos fica ainda fácil se essa funcionalidade vier acompanhada de um software de gestão de despesas que categorize todos os gastos. Essa prática aliada à distribuição de cartões pelos centros de custo é o segredo para o sucesso.
Assim, a empresa sabe exatamente pelo que está pagando e evita a formação de gastos fantasmas. O financeiro economiza tempo e esforços tentando identificar cada linha das faturas e pode focar em outras áreas e atividades.
Leia mais: E-book sobre gastos fantasmas
Com a Conta Simples você cria múltiplos cartões virtuais e físicos e rastreia a entrega através do próprio aplicativo.
Deu para entender por que adotar múltiplos cartões corporativos pode dar paz ao seu financeiro? Pois saiba que eles são apenas a ponta do iceberg do que a Conta Simples pode fazer pela sua empresa.
Somos também um software de gestão de despesas turbinado com uma conta digital.
