Gestão de despesas de cartão corporativo: como fazer?

A organização financeira é fundamental para o crescimento de um negócio. Por isso, a gestão de despesas aparece como uma das principais ferramentas para o sucesso. 

Usar uma ferramenta para gestão de cartões corporativos, por exemplo, ajuda a ter controle total sobre os gastos de maneira simples e otimizada, facilitando a rotina do financeiro. 

Quer entender como essa análise é importante e como simplificar o processo de gestão de despesas de cartão corporativo? Continue a leitura!

Qual a importância da gestão de despesas de cartão corporativo?

Se você quer ter controle sobre os gastos da empresa, a gestão de cartões corporativos é imprescindível, independentemente do tamanho do negócio. Entender como são realizadas as operações do setor financeiro pode determinar o sucesso da operação. 

Desse modo, identificar custos e despesas e ter um controle dos gastos é um dos caminhos para uma boa gestão financeira. Ou seja, centralizar tudo isso em uma plataforma única otimiza o seu trabalho e evita trabalho manual do time financeiro. 

Então, como fazer tudo isso usando cartões corporativos? O primeiro passo é a organização financeira, ou seja, estabelecer uma sintonia entre o que entra e o que sai das contas da empresa.

Uma empresa que está organizada financeiramente tem o completo controle do seu capital e, por consequência, consciência dos gastos em relação às receitas, o que favorece uma tomada de decisão mais assertiva.

No entanto, apenas analisar o fluxo de caixa não é suficiente. É necessário fazer toda a gestão do processo de entrada e saída de recursos. Parte da estratégia de gerenciamento pode ser o uso de uma ferramenta de pagamento. 

Como usar cartões corporativos?

Gerenciar cartões corporativos não precisa ser complexo e burocrático, basta ter o parceiro correto. Por exemplo, usar uma ferramenta que permita a criação de um cartão para cada centro de custo ou colaborador, o que facilita na identificação do destino da verba. 

Com a Conta Simples, ao emitir um cartão, o gestor da conta consegue indicar o responsável e o teto de gastos mensal. A ferramenta oferece a possibilidade de criação de múltiplos cartões virtuais corporativos, uma forma de concentrar os gastos de maneira simples e organizada. 

O gestor financeiro tem a liberdade para criar um cartão virtual para cada centro de custo da empresa ou até mesmo para colaboradores que precisam fazer compras corporativas recorrentes, como passagens aéreas e hospedagens. 

Os múltiplos cartões corporativos também são úteis para os gestores de tráfego, que podem controlar cada campanha de Instagram Ads, Facebook Ads, Google Ads, entre outros, por cliente, otimizando o tempo de análise e organizando melhor os gastos individualmente. 

Isso porque essa ação de concentrar os gastos na mesma conta, fazendo a distribuição dos gastos por cartões, permite um maior controle sobre as saídas de caixa. Os gastos realizados aparecem num extrato individualizado para cada cartão e podem ser enviados para o contador de forma ágil.

Como fazer a gestão de despesas de cartão corporativo?

A gestão inteligente do cartão corporativo é fundamental para otimizar o controle financeiro de um negócio. Isso porque sem fazer o acompanhamento do fluxo de caixa e uma visão completa do orçamento da empresa, as chances de ficar no vermelho e cometer erros no planejamento financeiro aumentam.

Confira algumas dicas que podem te ajudar nesse processo!

Crie perfis de usuários

Com a solução da Conta Simples, é possível criar diferentes usuários com níveis de permissão diferentes. Assim, você consegue administrar sua equipe de forma simples e eles conseguirão acessar as informações necessárias para a realização do trabalho. 

Incentive a anexação de comprovantes

Geralmente, a anexação de comprovantes é feita por uma única pessoa na prestação de contas após o fechamento da fatura. Isso pode ser uma grande dor de cabeça, pois os comprovantes podem ser perdidos, danificados ou até mesmo esquecidos. 

Então, com a Conta Simples, é possível anexar os comprovantes no sistema de maneira simples conforme as compras vão acontecendo. Assim, o processo é facilitado e traz mais segurança ao usuário do cartão, que não terá que se preocupar com a perda de comprovantes. 

Na Conta Simples, essa funcionalidade é muito fácil de usar. Os clientes adoram, principalmente, porque ajuda na hora de fazer a conciliação bancária. 

Separe os centros de custo

Quando você distribui cartões corporativos pelos centros de custo da empresa, fica mais fácil identificar e controlar os gastos de cada departamento. Aqui na Conta Simples nós entendemos que empresas com crescimento rápido podem perder o controle das despesas e gerar o que chamamos de gastos fantasmas. 

Assim, usar múltiplos cartões corporativos pode facilitar a rastreabilidade, já que cada centro de custo pode receber um ou mais cartões para diferentes finalidades. 

Acompanhe todas as despesas do cartão

Não dá para tomar decisões estratégicas sem dados confiáveis. Por isso, usar a plataforma da Conta Simples para gerenciamento de cartões corporativos gera uma série de informações valiosas sobre como a empresa se comporta em relação a compras e pagamentos. 

Assim, dá para acompanhar esses dados com a funcionalidade de relatórios e análises. Eles podem ser usados para gerar informações relevantes para os gestores no processo de tomada de decisão, tudo isso em tempo real e categorizado por centro de custo.

Perguntas frequentes sobre a Conta Simples