Financeiro da Cuidas detalha como era a gestão dos cartões corporativos antes e depois da Conta Simples
RAIO-X: CUIDAS
- Setor: Saúde
- Tamanho: 50 funcionários
- Investimento: Series A (R$ 17M), liderada por Península Participações e Kaszek
- Investidores-anjo: Gabriel Silva (CFO do Nubank), Gabriel Benarrós (fundador da Ingresse) e Jorge Paulo Lemann
- Stack financeiro: ContaAzul, Vindi e Conta Simples
Pedro Oliveira chegou ao financeiro da Cuidas com um desafio daqueles: identificar as ineficiências na área e automatizar os processos, aumentando a eficiência do time e implementando soluções para os principais gargalos. “O mais legal é o financeiro não ser somente onde se faz operações. Tem que ser 10% isso e 90% análise. Quanto menos trabalho braçal, mais tempo para o trabalho estratégico, que agrega mais valor”, avalia.
A Cuidas é uma plataforma de Atenção Primária à Saúde (APS) voltada para o mercado B2B. A startup entra como mais um benefício oferecido pelas empresas, acolhendo os colaboradores de maneira longitudinal. O funcionário acessa o aplicativo e pode conversar com profissionais que possuem residência em Família e Comunidade, o que abrange atendimentos tanto de saúde física quanto mental.
Como mais de 85% dos casos são facilmente resolvidos com o protocolo de atenção primária, o serviço evita o uso desnecessário do plano de saúde, que ajusta as tarifas anualmente de acordo com o perfil de utilização dos colaboradores. Com um time cada vez maior, as demandas da Cuidas cresceram rapidamente – impactando, é claro, as operações financeiras.
O fim do buraco negro de gastos no cartão corporativo: rastreabilidade e mais organização
Nos bancos tradicionais, a Cuidas mantinha cartões para gerenciar o pagamento de ferramentas on-line tanto em reais quanto em dólar, além da contratação de mídias pagas como Facebook, Google e LinkedIn. “A ferramenta de gestão desses cartões no banco era muito crua. Eu não conseguia ter acompanhamento em tempo real nem separar os cartões da melhor forma ou saber quem era o responsável por cada um”, conta.
Não eram poucas as vezes que a fatura chegava com várias linhas que não tinham identificação clara. Até achar a pessoa que fez a compra e entender do que se tratava aquele lançamento, Pedro gastava horas.
“A rastreabilidade das despesas era o mais importante pra gente. Tudo bem acontecer um gasto indevido, mas a gente precisa ver rápido. O cartão estava virando um buraco negro. A empresa, quando nasce, começa muito simples, com todo mundo interagindo constantemente. Mas ela cresce, o cartão corporativo deixa de ter dono – e tudo começa a degringolar”, detalha Pedro.
Com a adesão à Conta Simples, a Cuidas passou de poucos cartões para mais de 30 em operação (a maioria deles, virtuais). “A gente tem muitas ferramentas. No momento que surge uma nova necessidade, é tranquilo gerar um cartão virtual. A gente não está no escritório hoje, mas, quando voltar, vai ser legal emitir cartão físico para as pessoas que vão estar na rua, fazendo compras pela empresa ou mesmo para o time de vendas, quando houver reuniões externas”, explica.
Os cartões são divididos por centro de custo e têm responsáveis, além de serem emitidos para gastos específicos – o que torna a organização mais clara e permite autonomia às equipes.
“A gente emite um cartão virtual sempre quando precisa. É questão de segundos. E gera uma rastreabilidade das despesas – sabemos em qual cartão está e quem é o responsável. A ferramenta está lá para a gente controlar. Cada dia mais, estamos abertos a deixar as pessoas terem liberdade de gerir os próprios cartões”, diz Pedro Oliveira, do financeiro da Cuidas
O limite é o céu: ou melhor, só depende do saldo em conta
Outra grande dor era o limite de crédito que o banco tradicional liberava nos cartões corporativos. “Os bancos estão pouco dispostos a aumentar o limite do cartão corporativo”, lembra Pedro, que precisava de mais limite para pagar algumas licenças anuais, como a da HubSpot.
A questão mudou da água para o vinho com o uso da Conta Simples, em que o limite é o saldo da conta. “Ter a flexibilidade de ter limite com base no saldo da conta era uma necessidade. Então, a gente consegue limite ‘infinito’, que depende apenas do nosso caixa”, diz.
Para a Cuidas, a Conta Simples trouxe também a possibilidade de gerenciar em equipe. Agora, ele consegue fazer a gestão com os times de compras e administrativo, com acesso à plataforma e acompanhamento em tempo real. “Como cada ferramenta tem seu cartão, a gente sabe que, se der problema, pode cancelar o cartão sem prejudicar outras ferramentas”, aponta.
E como o gasto vence no próprio dia, também não há mais descompasso entre o dia da despesa e do vencimento. Antes, Pedro via tudo com um mês de atraso. O controle foi simplificado com a plataforma: “É muito mais fácil e me dá tranquilidade. O contador que está integrado não vai ter dúvidas quando vir aquilo. No futuro, conforme o volume de despesas vai crescendo, isso vai ser um ganho inclusive maior”.
“A gente consegue limite ‘infinito’, que depende do nosso caixa. Configuro o gasto mensal de cada cartão – e dá uma segurança enorme saber que não tem risco nenhum de estourar porque está lá tudo amarradinho. Tem certa inteligência trabalhando com você”
Conciliação muito mais rápida com o ERP e o escritório de contabilidade
O ganho de tempo também atingiu outra parte do processo: a conciliação. “O sistema integra com o ERP, via exportação de arquivo. Já lanço todas as provisões e vou só conciliando. É sensacional porque não preciso analisar a fatura detalhadamente. Deu um alívio e controle maior”, diz Pedro Oliveira, que conheceu a Conta Simples por sugestão da Dcifre, empresa de contabilidade digital e automação financeira.
Leia também: Uma nova Conta Simples: reposicionamento 10 passos à frente do mercado
O processo mudou completamente. Eram inúmeros os passos: extrair a fatura do cartão em Excel, ajustar os dados, criar outra planilha para categorizar cada gasto e gerar uma planilha para o ERP.
Hoje, basta exportar no formato necessário. “O processo de conciliação ficou mais inteligente. Com certeza, ganhei de duas a três horas de trabalho por mês. Mas o que mais ganhei foi a tranquilidade de que não vou ter descontrole ou cenários desagradáveis”, completa.
A simplificação dos processos vai suportar, inclusive, o crescimento da healthtech. Não à toa, o time do financeiro vem procurando soluções escaláveis para sua operação. Nas despesas com cartões corporativos, a Conta Simples solucionou o gap. “Hoje, nosso controle de gastos no cartão é totalmente escalável porque temos uma ferramenta de gestão como a Conta Simples. Sabemos que, se a empresa crescer 20 vezes, esse trabalho não vai crescer 20 vezes”, explica Pedro.
Se o fim de “gastos-fantasma” e a flexibilidade do limite trouxeram agilidade e tranquilidade para o financeiro da Cuidas, o atendimento superou as expectativas. Com experiências ruins acumuladas nos bancos tradicionais, Pedro não encontrou barreiras na Conta Simples. Além do onboarding, com a apresentação do sistema e seu funcionamento, o retorno em relação a algum problema nunca demorou mais de meia hora. “O atendimento é sensacional e dá confiança. É saber que vou ter alguém para chamar e não vou ter dor de cabeça”, finaliza.
Do lado da contabilidade, o Portal do Contador da Conta Simples oferece à Dcifre a visão necessária para capturar os extratos e fazer o fechamento do mês com agilidade.
